วิธีใช้ AI ในที่ทำงาน [วิดีโอและแบบทดสอบ]

โดยสรุป: ใช้ AI ในที่ทำงานสำหรับการร่าง สรุป จัดระเบียบ และวิเคราะห์ข้อมูลที่มีความเสี่ยงต่ำ ในขณะเดียวกันก็ให้บุคคลรับผิดชอบต่อความถูกต้องและการตัดสินใจ เริ่มต้นด้วยงานที่ทำซ้ำๆ หนึ่งงาน ลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออก และตรวจสอบผลลัพธ์ทุกชิ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออาจส่งผลกระทบต่อสิทธิ การดำรงชีพ ความปลอดภัย หรืออนาคตของผู้อื่น

ความรับผิดชอบ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมยังคงรับผิดชอบต่อการตัดสินใจที่มีผลกระทบสูงและการอนุมัติขั้นสุดท้าย

ความเป็นส่วนตัว: โปรดใช้เครื่องมือที่ได้รับการอนุมัติ และลบข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลระบุตัวตนออกก่อนส่งข้อมูลใดๆ

ความโปร่งใส: เปิดเผยการใช้ AI ทุกครั้งที่นโยบายของสถานที่ทำงาน ความคาดหวังของลูกค้า หรือผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกำหนดไว้

การตรวจสอบยืนยัน: ตรวจสอบข้อเท็จจริง เจ้าของ กำหนดเวลา และข้อสันนิษฐานต่างๆ กับแหล่งข้อมูลต้นฉบับ

การทดสอบ: วัดเวลาทั้งหมด การแก้ไขที่จำเป็น และผลกระทบต่อผู้ใช้ก่อนที่จะขยายขั้นตอนการทำงานใดๆ

1. การนำ AI มาใช้ในที่ทำงานนั้นเกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง

การใช้ AI ในที่ทำงานไม่ได้หมายความว่าจะต้องแทนที่คนหรือทำการทำงานทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ในสถานที่ทำงานส่วนใหญ่ AI มีคุณค่ามากกว่าในฐานะ เครื่องมือ สนับสนุน

ลองนึกภาพว่ามันเป็นผู้ช่วยที่ทำงานเร็วและมั่นใจในตัวเองมากเกินไปเล็กน้อย.

สิ่งนี้สามารถช่วยคุณได้:

• ร่างอีเมลและเอกสาร

• สรุปข้อมูลยาวๆ

• สร้างสรรค์ไอเดีย

• จัดระเบียบโน้ตที่กระจัดกระจาย

• วิเคราะห์ข้อมูลพื้นฐาน

• เตรียมพร้อมสำหรับการประชุม

• สร้างรายการตรวจสอบและแผนงาน

• ปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกัน

• อธิบายแนวคิดที่ไม่คุ้นเคย

• เปลี่ยนความคิดหยาบๆ ให้เป็นสิ่งที่ใช้งานได้

AI มักจะสร้างแบบร่างแรกที่ดีได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที มันอาจจะไม่สมบูรณ์แบบเสมอไป บางครั้งมันอาจดูเป็นทางการเกินไป บางครั้งอาจซ้ำซาก และบางครั้งก็อาจหลงประเด็นไปบ้าง.

อย่างไรก็ตาม การเริ่มต้นด้วยสิ่งใดสิ่งหนึ่งมักจะง่ายกว่าการเริ่มต้นจากศูนย์.

เป้าหมายไม่ใช่การปล่อยให้ AI คิดแทนคุณ แต่เป้าหมายคือการใช้เวลาน้อยลงกับเรื่องยุ่งยากที่ไม่สำคัญ เพื่อให้คุณมีพลังงานมากขึ้นสำหรับวิจารณญาณ ความคิดสร้างสรรค์ ความสัมพันธ์ และการตัดสินใจ.

2. เหตุใดการเรียนรู้วิธีการใช้ AI ในที่ทำงานจึงมีความสำคัญ

งานในที่ทำงานเต็มไปด้วยภารกิจเล็กๆ น้อยๆ ที่ใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็น.

อีเมลที่ควรใช้เวลาห้านาทีกลับกลายเป็นยี่สิบนาทีเพราะคุณหาประโยคเปิดที่เหมาะสมไม่เจอ การประชุมได้บันทึกสามหน้าแต่ไม่มีการดำเนินการที่ชัดเจน รายงานต้องเขียนใหม่สำหรับผู้บริหารระดับสูง ลูกค้า และทีมเทคนิค จู่ๆ เวลาครึ่งบ่ายก็หายไป.

AI สามารถลดเวลาที่ใช้ในการแปลงข้อมูลจากรูปแบบหนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบหนึ่งได้.

ตัวอย่างเช่น:

• บันทึกย่อกลายเป็นบทสรุป

• บทสรุปจะกลายเป็นอีเมล

• อีเมลกลายเป็นโครงร่างการนำเสนอ

• แนวคิดคร่าวๆ กลายเป็นแผนโครงการ

• ตารางคำนวณกลายเป็นคำอธิบายที่เป็นลายลักษณ์อักษร

• นโยบายที่ซับซ้อนจะกลายเป็นคู่มือที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย

นี่คือจุดที่ มักจะเห็นผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นไม่ใช่ในลักษณะที่ว่า “AI จะเข้ามาบริหารบริษัทอย่างเต็มรูปแบบ” แต่เป็นการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ นับสิบอย่าง

มันก็เหมือนกับการเอาเศษหินก้อนเล็กๆ ออกจากรองเท้าแหละครับ เศษหินก้อนเดียวไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ถ้าต้องเดินไปไหนมาไหนทั้งวันโดยมีเศษหินสิบสองก้อนติดอยู่เนี่ย มันดูตลกดี.

AI ยังช่วยให้เข้าถึงความเชี่ยวชาญได้ง่ายขึ้น พนักงานใหม่สามารถขอคำอธิบายเกี่ยวกับคำศัพท์ที่ไม่คุ้นเคยได้ ผู้จัดการสามารถสำรวจวิธีการต่างๆ ในการให้คำติชมได้ พนักงานขายสามารถเตรียมคำถามสำหรับอุตสาหกรรมที่ตนเองยังไม่เข้าใจได้.

หากนำมาใช้อย่างรอบคอบ AI จะช่วยให้ผู้คนเริ่มต้นได้อย่างมั่นคงและรวดเร็วยิ่งขึ้น.

3. งานในที่ทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ AI

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำความเข้าใจ วิธีการใช้ AI ในที่ทำงาน คือการแบ่งงานออกเป็นสามประเภท ได้แก่ การสร้าง การแปลง และการวิเคราะห์

สร้าง

AI สามารถสร้างร่างแรกตามคำแนะนำของคุณได้.

ตัวอย่างเช่น:

• อีเมล

• ข้อเสนอ

• รายละเอียดงาน

• วาระการประชุม

• โพสต์โซเชียล

• เอกสารประกอบการฝึกอบรม

• การตอบรับจากลูกค้า

• โครงร่างการนำเสนอ

• คำถามสัมภาษณ์

วลี “ฉบับร่างแรก” มีความสำคัญในที่นี้ เนื้อหาที่สร้างโดย AI ควรได้รับ การตรวจสอบก่อนที่จะส่ง เผยแพร่ หรือนำเสนอ

แปลง

นี่คือหนึ่งในประโยชน์ที่ทรงพลังที่สุดของ AI ในที่ทำงาน คุณเพียงแค่ป้อนข้อมูลที่มีอยู่แล้วและขอให้มันเปลี่ยนรูปแบบ ความยาว สไตล์ หรือระดับความซับซ้อน.

ตัวอย่างเช่น:

• ย่อรายงานฉบับยาวให้สั้นลง

• เปลี่ยนบันทึกให้เป็นรายการดำเนินการ

• เขียนภาษาทางเทคนิคใหม่เพื่อให้ลูกค้าเข้าใจได้ง่าย

• แปลงย่อหน้าให้เป็นรายการหัวข้อย่อย

• ทำให้ข้อความดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

• แปลงข้อความถอดเสียงให้เป็นบทสรุป

• แปลศัพท์เฉพาะภายในองค์กรให้เป็นภาษาที่เข้าใจง่ายในชีวิตประจำวัน

งานด้านการแปลงข้อมูลมักได้ผลดี เพราะ AI มีข้อมูลพื้นฐานให้ใช้ ไม่ต้องสร้างทุกอย่างขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้น.

วิเคราะห์

AI ยังสามารถช่วยระบุรูปแบบ เปรียบเทียบข้อมูล และจัดโครงสร้างปัญหาได้อีกด้วย.

งานวิเคราะห์เชิงปฏิบัติประกอบด้วย:

• การจัดกลุ่มความคิดเห็นของลูกค้าตามหัวข้อ

• การเปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆ

• การระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

• การค้นหาช่องโหว่ในแผนงาน

• การสร้างข้อดีและข้อเสีย

• ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับคำถามที่คุณอาจพลาดไป

• การอธิบายแนวโน้มในชุดข้อมูล

• การจัดหมวดหมู่คำขอความช่วยเหลือ

อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์โดย AI ควรถูกมองว่าเป็นเพียงเครื่องมือช่วยเหลือ ไม่ใช่ความจริงที่ไม่อาจโต้แย้งได้ มันอาจมองข้ามบริบทหรือตั้งสมมติฐานที่ดูสมเหตุสมผลแต่ผิดพลาดโดยสิ้นเชิง การตรวจสอบโดยมนุษย์ ยังคงเป็นเหมือนพวงมาลัยนำทาง 🚗

4. ตารางเปรียบเทียบ: วิธีการนำ AI ไปใช้ในที่ทำงานอย่างเป็นรูปธรรม

ภารกิจในที่ทำงาน	สิ่งที่ AI สามารถทำได้	ข้อมูลที่ดีที่สุดที่จะให้	จำเป็นต้องมีการตรวจสอบโดยมนุษย์หรือไม่?	เหตุผลที่มันได้ผล
การเขียนอีเมล	ร่าง, ย่อ, ทำให้กระชับ, ทำให้ชัดเจนขึ้น	ผู้รับ, วัตถุประสงค์, ข้อเท็จจริงสำคัญ, การกระทำที่ต้องการ	ใช่	ขจัดอุปสรรคในการเปิดหน้าว่าง
บันทึกการประชุม	สรุปและแยกย่อยการกระทำ	บันทึกการถอดเสียงหรือบันทึกที่มีโครงสร้าง	อย่างแน่นอน	แยกการอภิปรายออกจากการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว
การวางแผนการวิจัย	เสนอคำถามและหัวข้อที่จะกล่าวถึง	วัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายที่ชัดเจน	ใช่ - จำเป็นต้องตรวจสอบข้อเท็จจริง	ช่วยสร้างกรอบเริ่มต้น
การบริหารโครงการ	วางแผน กำหนดเป้าหมาย และประเมินความเสี่ยง	ขอบเขตงาน, กำหนดเวลา, ทีมงาน, ข้อจำกัด	ใช่	จัดระเบียบข้อมูลที่กระจัดกระจาย
การตีความข้อมูล	อธิบายรูปแบบและความผิดปกติ	ข้อมูลที่สะอาดพร้อมบริบททางธุรกิจ	จำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างเข้มงวด	ทำให้การพูดคุยเกี่ยวกับตัวเลขง่ายขึ้น
การระดมความคิด	สร้างสรรค์ไอเดียและทางเลือกใหม่ๆ	ปัญหาเฉพาะและขอบเขต	ปานกลาง	สร้างผลลัพธ์ที่หลากหลาย บางครั้งก็มีประสิทธิภาพอย่างไม่คาดคิด
ฝ่ายบริการลูกค้า	ร่างคำตอบและจัดประเภทประเด็น	ข้อความจากลูกค้าและคำแนะนำจากบริษัท	ใช่ โดยเฉพาะในกรณีที่ละเอียดอ่อน	ช่วยให้การตอบสนองในงานประจำรวดเร็วยิ่งขึ้น
การแก้ไขเอกสาร	ปรับปรุงน้ำเสียง ไวยากรณ์ และโครงสร้างประโยค	เนื้อหาต้นฉบับและกลุ่มเป้าหมาย	โดยปกติ	เร็วกว่าการแก้ไขทีละประโยค
การเรียนรู้	อธิบายแนวคิดและสร้างแบบทดสอบ	หัวข้อ, ระดับทักษะ, สถานการณ์การทำงาน	เล็กน้อยถึงปานกลาง	ทำให้การฝึกอบรมมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
การสนับสนุนการตัดสินใจ	เปรียบเทียบตัวเลือกและระบุความเสี่ยง	เกณฑ์ ข้อจำกัด ลำดับความสำคัญ	อย่างแน่นอน	ช่วยให้คิดได้ชัดเจนขึ้น แต่ไม่ควรตัดสินใจแทนคุณ

ตารางนี้แสดงให้เห็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งอย่างชัดเจน: AI ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อมีการกำหนดงานที่ชัดเจน.

ประโยค “ช่วยฉันทำโปรเจ็กต์หน่อย” นั้นคลุมเครือ.

“สร้างเช็คลิสต์หกขั้นตอนสำหรับการเปิดตัวการอัปเดตซอฟต์แวร์ภายในขนาดเล็กที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายไอที ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า และฝ่ายขาย” ช่วยให้ AI มีข้อมูลที่เป็นรูปธรรมในการทำงาน.

ปัจจัยนำเข้าที่เฉพาะเจาะจงจะสร้างผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่เป็นความจริง

5. วิธีเขียนข้อความแจ้งเตือน AI สำหรับงานให้ดียิ่งขึ้น

คุณไม่จำเป็นต้องใช้สูตรคำสั่งที่ซับซ้อน คุณเพียงแค่ต้องให้บริบทที่เพียงพอเพื่อให้ AI เข้าใจว่าสิ่งที่ดีนั้นเป็นอย่างไร.

ข้อความแจ้งเตือนการทำงานที่น่าเชื่อถือมักประกอบด้วยองค์ประกอบห้าประการ:

งาน

ระบุสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจน.

ตัวอย่าง:

“ร่างอีเมลเพื่ออธิบายสาเหตุการจัดส่งล่าช้า”

บริบท

อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นและเหตุผลว่าทำไมภารกิจนี้จึงมีความสำคัญ.

ตัวอย่าง:

“ผู้จำหน่ายได้เลื่อนการจัดส่งออกไปสี่วันเนื่องจากสินค้าหมดสต็อก”

ผู้ชม

แจ้งให้ AI ทราบว่าใครจะเป็นผู้ที่อ่านหรือใช้ผลลัพธ์นี้.

ตัวอย่าง:

“กลุ่มเป้าหมายคือลูกค้าประจำที่รู้สึกไม่พอใจอยู่แล้ว”

โทนเสียงหรือรูปแบบที่ต้องการ

อธิบายว่าคำตอบควรมีลักษณะอย่างไร ทั้งในด้านเสียงหรือรูปแบบ.

ตัวอย่าง:

“ใช้ถ้อยคำที่สงบ ตรงไปตรงมา และมีความรับผิดชอบ เขียนให้สั้นกว่า 150 คำ”

รายละเอียดที่ต้องการ

ระบุข้อเท็จจริงที่ต้องมี.

ตัวอย่าง:

“โปรดระบุวันที่จัดส่งที่แก้ไขแล้ว ตัวเลือกการคืนเงิน และข้อมูลติดต่อฝ่ายสนับสนุน”

เมื่อนำมารวมกันแล้ว คำถามจึงกลายเป็น:

“เขียนอีเมลถึงลูกค้าประจำเพื่ออธิบายว่าสินค้าที่จัดส่งล่าช้าไปสี่วันเนื่องจากปัญหาเรื่องสินค้าคงคลังของซัพพลายเออร์ ใช้ถ้อยคำที่สุภาพ ตรงไปตรงมา และมีความรับผิดชอบ ความยาวไม่เกิน 150 คำ ระบุวันที่จัดส่งใหม่ ตัวเลือกการคืนเงิน และข้อมูลติดต่อฝ่ายสนับสนุน”

คำแนะนำแบบนั้นมักจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าคำแนะนำ “เขียนอีเมลขอเลื่อนเวลา” เกือบทุกครั้ง

คุณยังสามารถขอให้ AI แก้ไขคำตอบของตัวเองได้อีกด้วย:

• ทำให้ดูไม่เป็นทางการมากเกินไป

• ลบส่วนที่ซ้ำซ้อนออก

• เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

• เขียนใหม่ให้เหมาะสำหรับผู้บริหาร

• ระบุข้อสมมติฐานที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

• เสนอทางเลือกที่ดีกว่านี้มาสามทาง

• คัดค้านคำแนะนำนี้

ข้อสุดท้ายนี่มีค่ามากเป็นพิเศษ AI ไม่จำเป็นต้องเป็นกำลังใจให้คุณเสมอไป บางครั้งมันควรจะเป็นเพื่อนร่วมงานที่น่ารำคาญเล็กน้อยที่ถามว่า “แล้วถ้าสมมติฐานนั้นผิดล่ะ จะเกิดอะไรขึ้น?” 🧐

6. วิธีการใช้ AI สำหรับอีเมลและการสื่อสารในที่ทำงาน

อีเมลมักเป็นจุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุด.

AI สามารถช่วยได้เมื่อคุณรู้ว่าต้องการพูดอะไร แต่หาคำพูดที่เหมาะสมไม่ได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อความที่ห้วนเกินไป คลุมเครือเกินไป หรือยาวเกินความจำเป็นได้ถึงสามย่อหน้า.

คำขอในทางปฏิบัติ ได้แก่:

• เขียนใหม่ให้ฟังดูเป็นมิตรแต่หนักแน่น

• ทำให้กระชับยิ่งขึ้น

• ระบุวันกำหนดส่งที่ชัดเจน

• ลบภาษาที่แสดงอารมณ์ออกไป

• ปรับเนื้อหาให้เหมาะสมสำหรับผู้บริหารระดับสูง

• เปลี่ยนสิ่งนี้ให้เป็นการติดตามผลอย่างสุภาพ

• อธิบายเรื่องนี้โดยไม่ต้องใช้ศัพท์เทคนิค

• สร้างตัวเลือกหัวเรื่องสามแบบ

AI มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารที่ละเอียดอ่อน แต่ต้องใช้ความระมัดระวัง ปัญหาด้านประสิทธิภาพ การร้องเรียน ข้อกังวลทางกฎหมาย หรือเรื่องส่วนตัว ไม่ควรได้รับการปฏิบัติเหมือนคำบรรยายทางการตลาดทั่วไป.

ใช้ AI ในการจัดโครงสร้างข้อความ จากนั้นตรวจสอบทุกประโยคอีกครั้ง.

ลองถามตัวเองดูว่า:

• ข้อมูลนี้ถูกต้องหรือไม่?

• ฟังดูเหมือนฉันไหม?

• ถ้อยคำนี้อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้หรือไม่?

• น้ำเสียงที่ใช้เหมาะสมกับความสัมพันธ์หรือไม่?

• มีข้อมูลส่วนตัวที่ไม่ควรป้อนรวมอยู่ด้วยหรือไม่?

• ฉันรู้สึกสบายใจที่จะใส่ชื่อของฉันลงไปในเอกสารนี้หรือไม่?

คำถามสุดท้ายนั้นเป็นแบบทดสอบควบคุมคุณภาพที่ง่ายที่สุด หากคุณลังเลที่จะลงนาม ก็อย่าส่งมันมา.

7. การใช้ AI ในการประชุมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม

การประชุมก่อให้เกิดข้อมูลจำนวนมาก แต่ในบางครั้งก็ไม่ได้มีความชัดเจนมากนัก.

AI สามารถช่วยได้ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม.

ก่อนการประชุม

ใช้ AI เพื่อ:

• จัดทำวาระการประชุม

• ระบุคำถามสำคัญ

• สรุปข้อมูลพื้นฐาน

• เตรียมประเด็นสำคัญสำหรับการพูดคุย

• คาดการณ์ข้อโต้แย้ง

• ร่างกรอบการตัดสินใจ

ตัวอย่างคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงอาจเป็น:

“จัดทำวาระการประชุม 30 นาทีเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้าที่ล่าช้า เป้าหมายคือการระบุปัญหาหลัก ตกลงผู้รับผิดชอบ และเลือกสองแนวทางปฏิบัติสำหรับสัปดาห์นี้”

หลังจากการประชุม

AI สามารถแปลงบันทึกหรือข้อความถอดเสียงเป็น:

• การตัดสินใจที่สำคัญ

• รายการดำเนินการ

• เจ้าของ

• กำหนดเวลา

• คำถามที่ยังเปิดอยู่

• ความเสี่ยง

• อีเมลติดตามผล

อย่าเชื่อถือผลลัพธ์โดยอัตโนมัติ บันทึกการประชุมอาจมีข้อผิดพลาด เสียงพูดไม่ชัด มุกตลกที่ฟังดูเหมือนคำมั่นสัญญา และคำมั่นสัญญาที่ฟังดูเหมือนมุกตลก.

ตรวจสอบเนื้อหาสรุปก่อนแชร์.

แนวทางปฏิบัติที่ดีคือการขอให้ AI แยกข้อมูลออกเป็นสามกลุ่ม:

1. การตัดสินใจที่ได้รับการยืนยัน

2. แนวคิดที่เสนอ

3. คำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ

วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อเสนอที่ยังพูดคุยกันไม่เสร็จกลายเป็นนโยบายอย่างเป็นทางการในชั่วข้ามคืน.

8. การใช้ AI ในงานวิจัยโดยไม่สร้างเรื่องเหลวไหลที่น่าเชื่อถือเกินไป

AI สามารถช่วยคุณเริ่มต้นการวิจัย จัดระเบียบหัวข้อ และระบุประเด็นที่ควรค่าแก่การศึกษาค้นคว้าได้.

มันสามารถ:

• อธิบายคำศัพท์ที่ไม่คุ้นเคย

• ตั้งคำถามวิจัย

• เปรียบเทียบแนวคิด

• แนะนำหมวดหมู่

• สร้างโครงร่าง

• สรุปข้อมูลที่คุณให้มา

• ระบุข้อสมมติฐาน

• สร้างคำถามสัมภาษณ์

• เน้นมุมมองที่ขาดหายไป

สิ่งที่ไม่ควรทำคือ การให้มันกลายเป็นแหล่งข้อมูลความจริงเพียงแหล่งเดียวของคุณ.

AI อาจสร้าง รายละเอียดที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างที่แต่งขึ้น ข้อมูลที่ล้าสมัยหรือข้อความที่ฟังดูมั่นใจเกินจริง

สำหรับการวิจัยในสถานที่ทำงาน ให้ใช้ AI เป็นเครื่องมือสร้างแผนที่ ไม่ใช่เป็นพื้นที่จริงทั้งหมด.

กระบวนการที่สมเหตุสมผลมีลักษณะดังนี้:

1. ขอให้ AI ช่วยสรุปหัวข้อเรื่อง.

2. ระบุข้อเรียกร้องที่สำคัญ.

3. ตรวจสอบข้อเท็จจริงที่สำคัญโดยใช้ข้อมูลภายในหรือภายนอกที่เชื่อถือได้.

4. ขอให้ AI จัดระเบียบผลการตรวจสอบที่ได้มา.

5. ตรวจสอบความถูกต้องและอคติของผลลัพธ์สุดท้าย.

คุณยังสามารถตั้งค่าให้ AI แสดงความไม่แน่ใจได้อีกด้วย:

• ส่วนใดบ้างของคำตอบนี้ที่อาจไม่น่าเชื่อถือ?

• คุณกำลังตั้งสมมติฐานอะไรอยู่?

• ฉันควรตรวจสอบข้อเท็จจริงอะไรบ้าง?

• ข้อมูลใดบ้างที่จะเปลี่ยนแปลงคำแนะนำนี้?

• โปรดให้เหตุผลที่หนักแน่นที่สุดมาคัดค้านข้อสรุปนี้.

คำแนะนำเหล่านี้จะไม่ทำให้ AI ไร้ข้อผิดพลาด แต่จะช่วยกระตุ้นให้คิดอย่างรอบคอบมากขึ้น.

9. วิธีการใช้ AI สำหรับข้อมูล รายงาน และสเปรดชีต

AI สามารถทำให้ตัวเลขเข้าใจง่ายขึ้น โดยเฉพาะสำหรับคนที่ไม่ได้ใช้โปรแกรมสเปรดชีตอยู่ตลอดทั้งวัน.

สิ่งนี้สามารถช่วยคุณได้:

• อธิบายสูตร

• แนะนำโครงสร้างสเปรดชีต

• จัดหมวดหมู่ข้อมูล

• สรุปแนวโน้ม

• แปลงตัวเลขให้เป็นคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร

• ระบุความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้น

• สร้างคำแนะนำสำหรับแผนภูมิ

• ส่วนต่างๆ ของรายงานฉบับร่าง

• แปลผลการวิเคราะห์ทางเทคนิคให้เป็นภาษาธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะถามว่า:

“ข้อมูลนี้หมายความว่าอย่างไร?”

พยายาม:

“ตรวจสอบตารางยอดขายรายเดือนนี้ ระบุการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุดสามประการ เสนอคำอธิบายที่เป็นไปได้ และระบุคำถามที่ฉันควรสอบถามก่อนสรุปผล”

ประโยคปิดท้ายนั้นสำคัญมาก ข้อมูลมักไม่สามารถอธิบายตัวเองได้เสมอไป.

ยอดขายที่ลดลงอาจเกิดจากความต้องการที่ลดลง ข้อมูลขาดหาย รูปแบบตามฤดูกาล การเปลี่ยนแปลงราคา สัญญาที่ล่าช้า หรือการที่ใครบางคนเผลอวางข้อมูลลงในคอลัมน์ผิด โปรแกรมสเปรดชีตมีความสามารถพิเศษในการสร้างความเสียหายเล็กๆ น้อยๆ โดยที่ดูเหมือนจะไม่มีอะไรผิดปกติเลย.

อย่าปล่อยให้ AI ตัดสินใจเรื่องสำคัญทางการเงิน การดำเนินงาน หรือการจัดสรรบุคลากร โดยอาศัยเพียงแค่ชุดข้อมูลที่คัดลอกมาวางเท่านั้น.

ตรวจสอบ:

• ข้อมูลครบถ้วนหรือไม่

• หน่วยวัดถูกต้องหรือไม่

• หมวดหมู่มีความสอดคล้องกันหรือไม่

• ค่าที่หายไปมีความสำคัญหรือไม่

• ปัญญาประดิษฐ์เข้าใจบริบททางธุรกิจผิดพลาดหรือไม่

• ไม่ว่าความสัมพันธ์จะถูกมองว่าเป็นสาเหตุหรือไม่ก็ตาม

AI สามารถเร่งกระบวนการตีความได้ แต่ความรับผิดชอบยังคงอยู่ที่บุคคล.

10. การปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับและข้อมูลสำคัญ 🔐

ก่อนป้อนข้อมูลสถานที่ทำงานลงในเครื่องมือ AI ใดๆ โปรด ทำความเข้าใจกฎระเบียบขององค์กรของคุณ ก่อน

อย่าคิดว่าทุกแพลตฟอร์ม AI ได้รับการอนุมัติให้ใช้กับข้อมูลที่เป็นความลับเสมอไป.

ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจรวมถึง:

• บันทึกข้อมูลลูกค้า

• ข้อมูลพนักงาน

• รหัสผ่านหรือข้อมูลประจำตัวสำหรับการเข้าถึง

• รายละเอียดทางการแพทย์

• เอกสารทางกฎหมาย

• ข้อมูลทางการเงิน

• แผนผลิตภัณฑ์ที่ยังไม่เปิดตัว

• กลยุทธ์ภายใน

• รหัสที่เป็นกรรมสิทธิ์

• เงื่อนไขของสัญญา

• ข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้

หากเป็นไปได้ โปรดลบรายละเอียดที่ระบุตัวตนออก.

แทนที่จะป้อน:

“เขียนรายงานประเมินผลการปฏิบัติงานของจอร์แดน สมิธ ในทีมปฏิบัติการแมนเชสเตอร์ ซึ่งพลาดกำหนดส่งสัญญาของบริษัท Acme”

ใช้ตัวอย่างประมาณนี้:

“เขียนรายงานประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานฝ่ายปฏิบัติการที่พลาดกำหนดส่งงานสำคัญของลูกค้า ให้คำติชมที่ตรงไปตรงมา สร้างสรรค์ และเน้นไปที่ขั้นตอนต่อไป”

การปกปิดข้อมูลส่วนบุคคลช่วยลดความเสี่ยง ในขณะเดียวกันก็ยังคงเปิดโอกาสให้ AI เข้ามาช่วยจัดโครงสร้างได้

ตรวจสอบด้วยว่าองค์กรของคุณมีระบบ AI ระดับองค์กรที่ได้รับการอนุมัติหรือไม่ เครื่องมือเหล่านี้อาจมีระบบควบคุมข้อมูล การจัดการการเข้าถึง และนโยบายภายในที่เข้มงวดกว่า.

ความสะดวกสบายไม่ใช่เหตุผลที่ดีในการเปิดเผยข้อมูลที่ควรเก็บเป็นความลับ นั่นไม่ใช่ความคิดสร้างสรรค์ แต่มันก็เหมือนกับการปล่อยให้ตู้เก็บเอกสารในสำนักงานเปิดทิ้งไว้กลางสายฝน.

11. กรณีที่ AI ไม่ควรเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย

AI สามารถช่วยในการตัดสินใจได้ แต่การตัดสินใจบางอย่างจำเป็นต้องอาศัย ความรับผิดชอบของมนุษย์ตั้งแต่ต้นจนจบ

ควรระมัดระวังเป็นพิเศษกับสิ่งต่อไปนี้:

• การจ้างงานและการเลิกจ้าง

• การลงโทษพนักงาน

• การตัดสินใจทางการแพทย์

• คำแนะนำทางกฎหมาย

• การอนุมัติสินเชื่อหรือการเงิน

• งานที่สำคัญต่อความปลอดภัย

• คำพิพากษาการปฏิบัติตามกฎหมาย

• การให้คะแนนผลการปฏิบัติงาน

• ข้อพิพาทลูกค้าที่ละเอียดอ่อน

• การตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการเลือกปฏิบัติหรือความยุติธรรม

AI สามารถช่วยสรุปหลักฐาน ระบุคำถาม หรือเปรียบเทียบสถานการณ์ต่างๆ ได้ แต่ไม่ควรปล่อยให้ AI ตัดสินใจขั้นสุดท้ายโดยปราศจากการกำกับดูแลจากมนุษย์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม.

ทำไม? เพราะ AI ไม่เข้าใจผลที่ตามมาในแบบที่มนุษย์เข้าใจ มันสามารถประมวลผลรูปแบบได้ แต่ไม่มีความรับผิดชอบ ความเห็นอกเห็นใจ หน้าที่ทางวิชาชีพ หรือบริบทชีวิตจริง.

นอกจากนี้ ยังอาจ ทำให้เกิดอคติ ที่ซ่อนเร้นอยู่ในตัวอย่าง ข้อมูลในอดีต หรือวิธีการตั้งคำถามได้

หลักการที่ดีคือ:

ยิ่งผลกระทบต่อสิทธิ การดำรงชีวิต ความปลอดภัย หรืออนาคตของบุคคลมากเท่าใด ปัญญาประดิษฐ์ก็ควรมีอำนาจควบคุมน้อยลงเท่านั้น.

กฎข้อนั้นอาจดูไม่หวือหวา แต่ก็ใช้ได้ผลดี.

12. วิธีที่ผู้จัดการสามารถนำ AI มาใช้โดยไม่ก่อให้เกิดความตื่นตระหนก

เมื่อผู้นำนำ AI มาใช้ในทางที่ผิด พนักงานมักจะได้รับข้อความเดียวกัน:

“เราพบเครื่องจักรที่อาจจะมาแทนที่คุณได้”

แม้ว่านั่นจะไม่ใช่เจตนา แต่การสื่อสารที่ไม่ชัดเจนก็ก่อให้เกิดความวิตกกังวลได้.

วิธีที่เหมาะสมกว่าคือการอธิบาย:

• เหตุใดจึงมีการนำ AI มาใช้

• งานใดบ้างที่อาจรองรับได้

• งานใดบ้างที่ยังคงดำเนินการโดยมนุษย์

• พนักงานสามารถป้อนข้อมูลอะไรได้บ้าง

• ต้องมีการตรวจสอบอะไรบ้าง

• วิธีการรายงานข้อผิดพลาดที่ถูกต้อง

• จะวัดความสำเร็จอย่างไร

• จะมีการฝึกอบรมอะไรบ้าง

ผู้จัดการควรเน้นที่ ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมมากกว่าคำสัญญาที่ยิ่งใหญ่

ตัวอย่างเช่น:

“เราใช้ AI ในการสร้างร่างแรกของข้อความตอบกลับลูกค้าทั่วไป อย่างไรก็ตาม ทุกข้อความตอบกลับจะยังคงได้รับการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนอยู่ดี”

นั่นชัดเจนกว่า:

“เรากำลังยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าด้วยระบบอัจฉริยะแห่งอนาคต”

ประโยคที่สองฟังดูหรูหราแต่แทบไม่มีความหมายอะไรเลย.

ทีมควรได้รับอนุญาตให้ทดลองภายในขอบเขตที่ปลอดภัย พนักงานที่ปฏิบัติงานจริงมักจะมองเห็นกรณีการใช้งานที่ดีที่สุด เพราะพวกเขารู้ดีว่ากระบวนการใดซ้ำซาก น่าหงุดหงิด และถูกควบคุมโดยสเปรดชีตเพียงแผ่นเดียว.

13. กรอบแนวคิดง่ายๆ สำหรับเริ่มต้นสัปดาห์นี้

เพื่อเริ่มต้นใช้งาน AI โดยไม่ทำให้เรื่องยุ่งยากเกินไป ให้เลือกงานที่มีความเสี่ยงต่ำเพียงงานเดียว.

ขั้นตอนที่ 1: หาภารกิจที่ทำซ้ำๆ ได้

มองหางานที่คุณทำหลายครั้งต่อสัปดาห์.

ตัวอย่าง:

• การเขียนอีเมลติดตามผล

• สรุปการประชุม

• การจัดรูปแบบรายงาน

• การจัดทำวาระการประชุม

• การเขียนเนื้อหาใหม่

• การจัดระเบียบบันทึก

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดผลลัพธ์ที่คุ้มค่า

กำหนดนิยามของความสำเร็จ.

บางทีคุณอาจต้องการลดเวลาในการร่างเอกสาร ปรับปรุงความสม่ำเสมอ ลดข้อผิดพลาด หรือสร้างรายการดำเนินการที่ชัดเจนยิ่งขึ้น.

ขั้นตอนที่ 3: สร้างข้อความแจ้งเตือนที่สามารถนำกลับมาใช้ซ้ำได้

เขียนโจทย์ที่ระบุรายละเอียดงาน บริบท กลุ่มเป้าหมาย รูปแบบ และข้อจำกัดต่างๆ.

บันทึกไว้ในที่ที่เข้าถึงได้ง่าย.

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบผลลัพธ์ทั้งหมด

ตรวจสอบข้อเท็จจริง น้ำเสียง ความเป็นส่วนตัว และความเกี่ยวข้อง.

อย่าสับสนระหว่างความเร็วกับคุณภาพ.

ขั้นตอนที่ 5: ปรับปรุงข้อความแจ้งเตือน

สังเกตดูว่า AI ทำอะไรผิดพลาดบ้าง.

เพิ่มคำแนะนำให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ยกตัวอย่างประกอบ ขจัดความคลุมเครือ และขอโครงสร้างที่แตกต่างออกไป.

ขั้นตอนที่ 6: วัดผลลัพธ์

ช่วยประหยัดเวลาไหม? คุณภาพดีขึ้นไหม? ทำให้ต้องทำงานตัดต่อเพิ่มขึ้นหรือเปล่า?

บางเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ AI ดูน่าประทับใจ แต่แทบไม่ได้ช่วยประหยัดเวลาเลย ในขณะที่บางเวิร์กโฟลว์ช่วยลดความหงุดหงิดได้ถึงหนึ่งชั่วโมงต่อสัปดาห์อย่างเงียบๆ.

เก็บชนิดที่สองไว้.

14. ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนมักทำเมื่อใช้ AI ในที่ทำงาน

การเข้าใจ วิธีการใช้ AI ในที่ทำงาน หมายถึงการรู้ว่าสิ่งใดไม่ควรทำด้วย

การให้คำแนะนำที่ไม่ชัดเจน

ข้อมูลป้อนเข้าที่อ่อนแอจะสร้างผลลัพธ์ที่ไม่เฉพาะเจาะจง.

เพิ่มบริบท ตัวอย่าง ข้อจำกัด และเป้าหมายที่ชัดเจน.

การเชื่อถือการตอบสนองครั้งแรก

คำตอบแรกเป็นเพียงร่าง ไม่ใช่คำสั่งที่สลักไว้บนหิน.

ขอแก้ไขเพิ่มเติม.

คัดลอกโดยไม่แก้ไข

งานเขียนที่สร้างโดย AI อาจฟังดูเรียบร้อยแต่ไร้ชีวิตชีวา ควรเพิ่มรายละเอียดที่สมจริง ลบวลีทั่วไป และทำให้มันฟังดูเป็นธรรมชาติเหมือนเขียนโดยมนุษย์.

การแบ่งปันข้อมูลที่เป็นความลับ

ห้ามวางข้อมูลสำคัญลงในระบบที่ไม่ได้รับอนุญาต.

ใช้ AI ในทุกสิ่ง

บางงานทำเองได้เร็วกว่า.

คุณไม่จำเป็นต้องใช้คำสั่ง AI ยาวหกย่อหน้าเพื่อเขียนประโยคว่า “ขอบคุณ ฉันจะตรวจสอบวันนี้”

การปกปิดการใช้ AI เมื่อการเปิดเผยข้อมูลมีความสำคัญ

บางองค์กร ลูกค้า หรืออุตสาหกรรม ต้องการความโปร่งใสโปรดปฏิบัติตามนโยบายที่เกี่ยวข้อง

การมองผลลัพธ์จาก AI ว่าเป็นสิ่งที่เป็นกลาง

ปัญญาประดิษฐ์สะท้อนให้เห็นถึงรูปแบบและสมมติฐานต่างๆ มันไม่ได้เป็นกลางโดยอัตโนมัติ.

การนำกระบวนการที่ผิดพลาดมาใช้โดยอัตโนมัติ

การเร่งกระบวนการที่ไม่ดีให้เร็วขึ้นไม่ได้ทำให้มันดีขึ้น มันแค่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็วเท่านั้น 💨

แก้ไขขั้นตอนการทำงานให้เรียบร้อยก่อนที่จะทำการอัตโนมัติ.

15. สร้างนิสัยการใช้ AI ที่ยั่งยืน

วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำความคุ้นเคยกับการใช้ AI ในที่ทำงานคือการใช้งานเป็นประจำสำหรับงานเล็กๆ เฉพาะเจาะจง.

เริ่มต้นด้วยกิจกรรมที่ทำซ้ำได้หนึ่งหรือสองอย่าง.

ตัวอย่างเช่น:

• ทุกวันจันทร์ ใช้ AI เพื่อจัดลำดับความสำคัญของคุณ.

• หลังจากประชุมเสร็จ ให้แปลงบันทึกการประชุมเป็นรายการดำเนินการ.

• ก่อนส่งอีเมลยาวๆ ให้ลองขอให้ AI ช่วยย่อให้สั้นลง.

• เมื่อต้องตัดสินใจ ให้สอบถามถึงข้อสันนิษฐานและข้อโต้แย้งต่างๆ.

• เมื่อโครงการเสร็จสิ้น ให้ใช้ AI ในการจัดโครงสร้างบทเรียนที่ได้รับ.

จัดเก็บ คำแนะนำ สำหรับงานที่คุณทำซ้ำๆ เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะเริ่มเข้าใจว่าคำแนะนำใดได้ผล งานใดเหมาะสม และการตัดสินใจของมนุษย์มีความสำคัญที่สุดในเรื่องใด

คุณจะได้เรียนรู้ด้วยว่าเมื่อใดไม่ควรใช้ AI.

นั่นก็เป็นส่วนหนึ่งของความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ AI เช่นกัน.

เป้าหมายไม่ใช่การใช้ AI ให้ได้มากที่สุด แต่เป้าหมายคือการทำงานที่ดีขึ้น.

ข้อคิดปิดท้ายที่เป็นประโยชน์

การเรียนรู้ วิธีการใช้ AI ในที่ทำงาน นั้น ส่วนใหญ่แล้วเกี่ยวกับการเรียนรู้วิธีการมอบหมายงานอย่างชัดเจน

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) มีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับการร่าง สรุป ปรับปรุง จัดระเบียบ อธิบาย และสำรวจ ช่วยลดงานซ้ำซ้อนและช่วยให้คุณเริ่มต้นจากหน้าว่างเปล่าไปสู่เวอร์ชันแรกที่ใช้งานได้จริงได้เร็วขึ้นมาก.

แต่ก็จำเป็นต้องมีขอบเขต.

ปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ ตรวจสอบข้อกล่าวอ้างที่สำคัญ ทบทวนการสื่อสารที่ละเอียดอ่อน ให้มนุษย์รับผิดชอบในการตัดสินใจที่มีผลกระทบสูง และโปรดอย่าหลงไปใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการที่ไม่มีใครเข้าใจ.

เริ่มจากสิ่งเล็กๆ เลือกงานที่น่าเบื่อและทำซ้ำได้สักงานหนึ่ง ให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ AI ตรวจสอบผลลัพธ์ และปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งขึ้น.

หากใช้ AI อย่างเหมาะสม มันจะไม่ทำให้งานขาดความเป็นมนุษย์ แต่จะสร้างพื้นที่มากขึ้นสำหรับส่วนต่างๆ ของงานที่ยังคงต้องการมนุษย์อยู่ดี เช่น การตัดสินใจ ความไว้วางใจ ความเอาใจใส่ ความเห็นอกเห็นใจ และความสามารถในการสังเกตเห็นเมื่อการประชุมเริ่มออกนอกลู่นอกทางไปอย่างสิ้นเชิง. 

ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม: การแปลงบันทึกการประชุมให้เป็นรายการดำเนินการที่เชื่อถือได้

สถานการณ์

มายาทำหน้าที่ดูแลกระบวนการรับลูกค้าใหม่ของบริษัทซอฟต์แวร์ที่กำลังเติบโต เธอเข้าร่วมการประชุมโครงการสามครั้งต่อสัปดาห์ จดบันทึกคร่าวๆ ขณะที่ผู้คนกำลังพูด และนำบันทึกเหล่านั้นมาเขียนเป็นอีเมลติดตามผลในภายหลัง.

งานนี้เป็นงานที่ซ้ำซาก แต่ก็มีความเสี่ยงอยู่บ้าง กำหนดเวลาที่เสนออาจถูกเข้าใจผิดว่าเป็นกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ ในขณะที่คำแนะนำทั่วไปอาจกลายเป็นความรับผิดชอบของใครบางคนโดยไม่ตั้งใจ ดังนั้น เป้าหมายจึงไม่ใช่การปล่อยให้ AI ตัดสินใจว่าเกิดอะไรขึ้น แต่เป็นการใช้ AI เพื่อจัดระเบียบบันทึกต่างๆ ในขณะที่ Maya ตรวจสอบทุกการตัดสินใจ เจ้าของ และวันที่ ก่อนที่จะแบ่งปันสรุป.

สิ่งที่ผู้ช่วยต้องการ

มายาให้บริการดังต่อไปนี้:

• บันทึกการประชุมที่ไม่ระบุชื่อของเธอ หรือบันทึกการประชุมที่ได้รับการอนุมัติ

• วัตถุประสงค์ของการประชุม

• รายชื่อผู้เข้าร่วมและบทบาทของพวกเขา

• รูปแบบผลลัพธ์ที่ต้องการ

• กฎที่ระบุว่าเจ้าของที่หายไปหรือกำหนดเวลาที่ขาดหายไปจะต้องระบุไว้อย่างชัดเจน แทนที่จะสร้างขึ้นมาเอง

• มีการแบ่งแยกอย่างชัดเจนระหว่างการตัดสินใจที่ได้รับการยืนยันแล้ว แนวคิดที่เสนอ และคำถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

• วิธีการที่บริษัทของเธออนุมัติสำหรับการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ

ก่อนที่จะอัปโหลดข้อมูลใดๆ เธอจะลบชื่อลูกค้า ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลประจำตัวการเข้าถึง และข้อมูลที่มีความอ่อนไหวทางการค้าออก เว้นแต่ว่าระบบ AI นั้นได้รับการอนุมัติให้จัดการข้อมูลดังกล่าวโดยเฉพาะ.

ตัวอย่างคำแนะนำ

“นำบันทึกการประชุมด้านล่างมาสรุปให้กระชับ”.

โปรดจัดเรียงคำตอบภายใต้หัวข้อต่อไปนี้:

1. การตัดสินใจที่ได้รับการยืนยัน

2. รายการดำเนินการ

3. แนวคิดที่เสนอ

4. คำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ

5. ความเสี่ยงหรือการพึ่งพา

สำหรับรายการดำเนินการแต่ละรายการ ให้ระบุงาน ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา หากไม่ได้ตกลงผู้รับผิดชอบหรือกำหนดเวลาไว้อย่างชัดเจน ให้เขียนว่า 'ยังไม่ได้รับการยืนยัน' ห้ามคาดเดาข้อผูกมัดหรือสร้างรายละเอียดขึ้นเอง.

สรุปเนื้อหาไม่เกิน 350 คำ ใช้ภาษาที่ชัดเจน เป็นกลาง และเหมาะสมสำหรับทุกคนที่เข้าร่วมประชุม.

ก่อนจบ ให้ระบุข้อความใดๆ ที่คลุมเครือหรืออาจต้องตรวจสอบเพิ่มเติม”

ผลลัพธ์ที่ดีเทียบกับผลลัพธ์ที่ไม่ดี

ตัวอย่างรายการดำเนินการที่ไม่ชัดเจนอาจระบุว่า:

“แซมจะอัปเดตคู่มือการเริ่มต้นใช้งานภายในวันศุกร์นี้”

ฟังดูชัดเจนดี แต่ก็ไม่ปลอดภัยหากในหมายเหตุระบุเพียงว่าแซมอาจจะตรวจสอบคู่มือ และไม่มีการตกลงกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า.

ควรใช้คำพูดที่ดีกว่านี้ว่า:

“ตรวจสอบคู่มือการเริ่มต้นใช้งาน - ผู้รับผิดชอบที่เสนอชื่อ: แซม; กำหนดเวลา: ยังไม่ได้รับการยืนยัน”

เวอร์ชันที่สองยังคงรักษาความไม่แน่นอนไว้ แทนที่จะเปลี่ยนการสนทนาให้กลายเป็นข้อผูกมัดอย่างเงียบๆ.

วิธีการทดสอบ

มายาได้สร้างชุดข้อมูลทดสอบขนาดเล็กโดยใช้ข้อมูลจากการประชุมครั้งก่อน 6 ครั้ง ซึ่งเธอทราบผลลัพธ์อยู่แล้ว.

เธอตรวจสอบว่าผู้ช่วย:

• แยกการตัดสินใจออกจากข้อเสนอแนะ

• คัดลอกชื่อ วันที่ และกำหนดเวลาได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

• ทำเครื่องหมายข้อมูลที่ขาดหายไปว่ายังไม่ได้รับการยืนยัน

• หลีกเลี่ยงการมอบหมายงานที่ไม่มีการตกลงกันไว้ล่วงหน้า

• รวมถึงคำถามสำคัญที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

• สร้างบทสรุปที่ผู้เข้าร่วมคนอื่นสามารถเข้าใจได้

• ไม่รวมรายละเอียดที่เป็นความลับซึ่งถูกลบออกจากข้อมูลป้อนเข้า

นอกจากนี้ เธอยังจงใจเพิ่มกรณีพิเศษเข้าไปด้วย:

• ผู้เข้าร่วมคนหนึ่งพูดติดตลกเกี่ยวกับการทำภารกิจให้สำเร็จ

• คนสองคนพูดคุยเรื่องกรรมสิทธิ์แต่ยังไม่บรรลุข้อตกลง

• มีคนกล่าวถึงกำหนดส่งงานที่เป็นไปได้สองวัน

• บันทึกการถอดเสียงระบุผู้พูดผิดคนสำหรับความคิดเห็นนั้น

• ต่อมาในการประชุมมีการเปลี่ยนมติ

• มีการตกลงเรื่องงานแล้ว แต่ยังไม่มีการระบุผู้รับผิดชอบ

กระบวนการทำงานจะสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อ Maya สามารถตรวจสอบย้อนกลับทุกการตัดสินใจและการกระทำไปยังบันทึกต้นฉบับได้.

ผลลัพธ์

ตัวอย่างผลลัพธ์: มายาได้ทดสอบกระบวนการนี้กับบทสรุปการประชุมหกครั้งในช่วงสองสัปดาห์

กระบวนการทำงานด้วยมือของเธอในอดีตใช้เวลาเฉลี่ย 18 นาทีต่อการประชุม แต่ด้วย AI การสร้างร่างแรกใช้เวลาประมาณ 2 นาที ตามด้วยการตรวจสอบและแก้ไขเฉลี่ย 7 นาที ซึ่งช่วยลดเวลาดำเนินการทั้งหมดจาก 18 นาทีเหลือ 9 นาทีต่อการประชุม.

จากการประชุมทั้งหกครั้ง ตัวอย่างการประหยัดต้นทุนมีดังนี้:

• เวลารวมก่อนหน้า: 6 × 18 นาที = 108 นาที

• เวลารวมที่ใช้ AI ช่วย (รวมการตรวจสอบ): 6 × 9 นาที = 54 นาที

• เวลาที่ประหยัดได้โดยประมาณ: 54 นาที

จากบทสรุปทั้งหกฉบับ มีห้าฉบับที่ผ่านเกณฑ์การยอมรับหลังจากการตรวจสอบครั้งแรก ส่วนบทสรุปที่เหลืออีกหนึ่งฉบับต้องได้รับการตรวจสอบซ้ำ เนื่องจากเนื้อหาในบทถอดเสียงทำให้เกิดความสับสนระหว่างผู้พูดสองคน.

ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างประมาณการโดยอิงจากการตั้งค่าการทดสอบที่ระบุไว้ ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่บริษัทเผยแพร่อย่างเป็นทางการ กลุ่มตัวอย่างมีขนาดเล็ก การประชุมอาจมีความซับซ้อนแตกต่างกัน และการคำนวณรวมเวลาในการตรวจสอบ แต่ไม่รวมเวลาที่จำเป็นในการทำความสะอาดหรือปกปิดข้อมูลส่วนบุคคลในบันทึกการประชุม.

อะไรบ้างที่อาจผิดพลาดได้

ผู้ช่วยอาจ:

• สร้างผู้รับผิดชอบขึ้นมาสำหรับงานที่ยังไม่ได้มอบหมาย

• ให้ถือว่าวันที่เสนอแนะเป็นกำหนดส่งงานที่แน่นอน

• พลาดการตัดสินใจที่ใช้ถ้อยคำอ้อมๆ

• ระบุที่มาของความคิดเห็นผิดคน

• จัดทำบทสรุปที่สมบูรณ์แบบซึ่งปกปิดความไม่แน่นอน

• เก็บรักษาข้อมูลสำคัญที่บันทึกไว้ในบันทึกนั้นไว้

• หากแม่แบบการประชุมมีการเปลี่ยนแปลง ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำที่ล้าสมัย

ข้อผิดพลาดที่ร้ายแรงที่สุดคือการส่งสรุปโดยไม่ได้ตรวจสอบก่อน ความคล่องแคล่วในการอ่านไม่ได้เป็นหลักฐานว่าข้อมูลนั้นถูกต้องเสมอไป.

ดังนั้น มายาจึงเปรียบเทียบรายการดำเนินการทุกรายการกับบันทึกต้นฉบับ ยืนยันข้อผูกพันที่ไม่ชัดเจนกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง และเก็บรักษาบันทึกต้นฉบับไว้เพื่อใช้อ้างอิง เรื่องที่ละเอียดอ่อนหรือมีข้อโต้แย้งจะได้รับการจัดการด้วยตนเองแทนที่จะมอบหมายให้ผู้ช่วย.

ข้อคิดที่นำไปใช้ได้จริง

AI มีประโยชน์ในที่นี้เพราะมันช่วยเปลี่ยนข้อมูลที่มีอยู่ให้มีโครงสร้างที่ชัดเจนยิ่งขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่ามันจะมาแทนที่บุคคลที่รับผิดชอบในการยืนยันสิ่งที่ได้ตัดสินใจไปแล้ว.

กระบวนการทำงานที่ปลอดภัยนั้นเรียบง่าย: กำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน ลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน กำหนดให้ AI แสดงความไม่แน่นอน ทดสอบกับตัวอย่างที่ทราบ และรวมการตรวจสอบโดยมนุษย์ไว้ในการประหยัดเวลาใดๆ ที่กล่าวอ้าง.

คำถามที่พบบ่อย

ผู้เริ่มต้นใช้งาน AI ในที่ทำงานอย่างปลอดภัยได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยงานที่ซ้ำซากและมีความเสี่ยงต่ำเพียงงานเดียว เช่น การร่างอีเมลติดตามผล การสรุปบันทึก การสร้างวาระการประชุม หรือการจัดระเบียบเนื้อหาที่มีอยู่แล้ว ให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ AI จากนั้นตรวจสอบผลลัพธ์เพื่อความถูกต้อง โทนเสียง ความเป็นส่วนตัว และความเกี่ยวข้อง หลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เว้นแต่ว่าองค์กรของคุณได้อนุมัติให้เครื่องมือนี้จัดการข้อมูลดังกล่าวแล้ว.

งานใดบ้างที่เหมาะที่สุดสำหรับการใช้ AI ในที่ทำงานเพื่อทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ?

AI ทำงานได้ดีในการสร้างร่างแรก ปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่ และจัดระเบียบการวิเคราะห์ขั้นพื้นฐาน งานที่เหมาะสม ได้แก่ การเขียนเอกสารใหม่ การดึงข้อมูลการดำเนินการประชุม การจัดกลุ่มข้อเสนอแนะ การอธิบายแนวโน้มในสเปรดชีต และการสร้างรายการตรวจสอบ แต่ไม่ค่อยเหมาะสมกับการตัดสินใจที่มีผลกระทบสูง เช่น การจ้างงาน เรื่องกฎหมาย ความปลอดภัย การเงิน การดูแลสุขภาพ หรือความยุติธรรม.

ฉันจะเขียนข้อความแจ้งเตือน AI ที่ดีสำหรับงานได้อย่างไร?

คำถามหรือคำแนะนำที่ดีในที่ทำงานควรอธิบายถึงงาน บริบท กลุ่มเป้าหมาย รูปแบบที่ต้องการ และรายละเอียดที่จำเป็น แทนที่จะขอความช่วยเหลือทั่วไป ให้ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างเฉพาะเจาะจง และข้อจำกัดต่างๆ เช่น จำนวนคำ หรือน้ำเสียง คุณสามารถปรับปรุงคำตอบให้ดียิ่งขึ้นได้โดยขอให้ AI ลบคำซ้ำซ้อน ระบุข้อสันนิษฐาน หรือทำเครื่องหมายข้อมูลที่ต้องตรวจสอบ.

ฉันจะใช้ AI ในการเขียนอีเมลโดยไม่ให้ฟังดูเหมือนหุ่นยนต์ได้อย่างไร?

ระบุข้อความต้นฉบับ วัตถุประสงค์ ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ และน้ำเสียงที่คุณต้องการ ขอให้ AI ช่วยปรับแต่งอีเมลให้กระชับ เป็นมิตร หนักแน่น หรือเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย ก่อนส่ง ให้เพิ่มรายละเอียดที่ชัดเจน ลบคำที่ทั่วไปออก และตรวจสอบว่าทุกประโยคฟังดูเป็นธรรมชาติภายใต้ชื่อของคุณ.

ควรตรวจสอบบันทึกการประชุมที่สร้างโดย AI อย่างไร?

เปรียบเทียบการตัดสินใจ การกระทำ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาทั้งหมดกับบันทึกต้นฉบับหรือเอกสารถอดเสียงที่ได้รับการอนุมัติ กำหนดให้ AI แยกการตัดสินใจที่ได้รับการยืนยันออกจากแนวคิดที่เสนอและคำถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ข้อมูลที่ขาดหายไปควรติดป้ายกำกับว่า “ไม่ได้รับการยืนยัน” แทนที่จะคาดเดา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้พูดได้กล่าวถึงผู้รับผิดชอบหรือวันที่ที่เป็นไปได้โดยยังไม่บรรลุข้อตกลง.

AI สามารถวิเคราะห์สเปรดชีตและข้อมูลทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำหรือไม่?

AI สามารถอธิบายสูตร สรุปแนวโน้ม ระบุความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้น และแปลงตัวเลขเป็นคำอธิบายได้ อย่างไรก็ตาม การตีความนั้นขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ถูกต้องและบริบททางธุรกิจที่เพียงพอ ตรวจสอบหน่วย ค่าที่หายไป ความสอดคล้องของหมวดหมู่ และดูว่ามีคำอธิบายอื่นหรือไม่ ก่อนที่จะนำผลลัพธ์ไปใช้ในการตัดสินใจทางการเงิน การดำเนินงาน หรือการจัดสรรบุคลากร.

ข้อมูลใดบ้างในที่ทำงานที่ไม่ควรป้อนเข้าสู่ระบบ AI?

หลีกเลี่ยงการป้อนรหัสผ่าน ข้อมูลประจำตัวการเข้าถึง บันทึกข้อมูลลูกค้า รายละเอียดพนักงาน ข้อมูลทางการแพทย์ เอกสารทางกฎหมาย รหัสที่เป็นกรรมสิทธิ์ แผนงานที่ยังไม่เปิดเผย หรือข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนลงในระบบที่ไม่ได้รับอนุญาต ลบชื่อและรายละเอียดที่ระบุตัวตนออกทุกครั้งที่ทำได้ นโยบายข้อมูลขององค์กรและเครื่องมือระดับองค์กรที่ได้รับอนุมัติควรเป็นตัวกำหนดว่าข้อมูลใดบ้างที่สามารถประมวลผลได้อย่างปลอดภัย.

ผู้จัดการจะนำ AI มาใช้ในที่ทำงานได้อย่างไรโดยไม่ทำให้พนักงานกังวล?

ผู้จัดการควรชี้แจงเหตุผลว่าทำไมจึงต้องนำ AI มาใช้ งานใดบ้างที่ AI จะเข้ามาช่วย งานใดบ้างที่ยังคงต้องดำเนินการโดยมนุษย์ และผลลัพธ์จะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างไร นอกจากนี้ พวกเขาควรกำหนดแนวทางปฏิบัติด้านข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติ การฝึกอบรม ขั้นตอนการรายงาน และมาตรวัดความสำเร็จ ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมมักจะสร้างความน่าเชื่อถือได้มากกว่าคำสัญญาที่คลุมเครือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือเวิร์กโฟลว์อัจฉริยะ.

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการใช้ AI ในที่ทำงานมีอะไรบ้าง?

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่ การให้คำแนะนำที่ไม่ชัดเจน การเชื่อถือคำตอบแรก การคัดลอกเนื้อหาโดยไม่แก้ไข และการแบ่งปันข้อมูลที่เป็นความลับ นอกจากนี้ ผู้คนอาจใช้ระบบอัตโนมัติกับกระบวนการที่ผิดพลาด หรือถือว่าผลลัพธ์จาก AI เป็นกลาง วิธีที่ดีกว่าคือการตรวจสอบข้อกล่าวอ้างที่สำคัญ แก้ไขร่างที่ไม่สมบูรณ์ ทดสอบขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำได้ และกำหนดความรับผิดชอบของมนุษย์ให้ชัดเจน.

ฉันจะวัดได้อย่างไรว่าเวิร์กโฟลว์ AI ช่วยประหยัดเวลาได้จริงหรือไม่?

วัดผลกระบวนการทั้งหมด รวมถึงการเตรียมข้อมูลป้อนเข้า การปกปิดข้อมูลส่วนบุคคล การตรวจสอบผลลัพธ์ และการแก้ไขข้อผิดพลาด เปรียบเทียบผลรวมนี้กับเวลาและคุณภาพของขั้นตอนการทำงานก่อนหน้านี้ของคุณ กระบวนการ AI ที่มีประสิทธิภาพควรลดความพยายามหรือปรับปรุงความสม่ำเสมอโดยไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัว ความถูกต้อง หรือความรับผิดชอบที่ยอมรับไม่ได้.

เอกสารอ้างอิง

1. รัฐบาลสหราชอาณาจักร - คู่มือปฏิบัติการด้านปัญญาประดิษฐ์สำหรับรัฐบาลสหราชอาณาจักร - gov.uk

2. สถาบันมาตรฐานและเทคโนโลยีแห่งชาติ - กรอบการบริหารความเสี่ยงด้านปัญญาประดิษฐ์: ปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ - nist.gov

3. สำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสาร - ปัญญาประดิษฐ์ การคุ้มครองข้อมูล และภาครัฐ: นโยบายเกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์ - ico.org.uk

4. สำนักงานวิจัยเศรษฐกิจแห่งชาติ - nber.org

5. คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันแห่งสหรัฐอเมริกา - บทบาทของ EEOC ในด้านปัญญาประดิษฐ์คืออะไร? - eeoc.gov

6. นโยบายปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ (Generative AI) ของ หน่วยงานบริการสื่อสารภาครัฐ (GCS) - communications.gov.uk

7. OpenAI - คู่มือปฏิบัติสำหรับการสร้างสิ่งก่อสร้างด้วย AI - openai.com

ค้นหา AI รุ่นล่าสุดได้ที่ร้านค้าผู้ช่วย AI อย่างเป็นทางการ

เกี่ยวกับเรา