วิธีเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams

คำตอบโดยสรุป: บันทึก AI ใน Teams จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อผู้ดูแลระบบเปิดใช้งานนโยบาย Copilot และการถอดเสียงที่ถูกต้องก่อน จากนั้นผู้จัดงานจึงเปิดใช้งาน Facilitator หรือใช้ Recap ในการประชุมที่รองรับ หากการตั้งค่าใบอนุญาต การถอดเสียง หรือประเภทการประชุมไม่ถูกต้อง บันทึกอาจไม่ปรากฏหรืออาจไม่สมบูรณ์

ประเด็นสำคัญ:

การควบคุมโดยผู้ดูแลระบบ: ตรวจสอบนโยบายการประชุม Teams ก่อนที่จะคาดหวังว่าบันทึก AI จะปรากฏขึ้น

ตรวจสอบใบอนุญาต: ตรวจสอบ ว่าฟีเจอร์ Match Facilitator, Recap และ Copilot มีสิทธิ์การใช้งานที่ถูกต้องหรือไม่

ข้อกำหนดการถอดเสียง: เปิดใช้งานและเรียกใช้การถอดเสียงเมื่อบันทึก AI หลังการประชุมมีความสำคัญ

การจัดเตรียมการประชุม: ใช้การประชุมตามกำหนดเวลาที่มีการสนับสนุนและมีวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ให้ดียิ่งขึ้น

การตรวจสอบโดยมนุษย์: ตรวจสอบชื่อ การตัดสินใจ กำหนดเวลา และรายละเอียดที่สำคัญก่อนที่จะแบ่งปันบันทึก

1. AI Notes ใน Teams หมายถึงอะไร 🤖

ก่อนที่จะไปดู วิธีการเปิดใช้งาน AI Notes ใน Teamsคุณต้องแยกแยะคุณสมบัติที่ดูคล้ายกันสามอย่างก่อน:

• บันทึกย่อที่สร้างโดย AI ระหว่างการประชุม - โดยปกติจะใช้ฟังก์ชัน Facilitator ในการประชุมผ่าน Teams

• บันทึก AI ใน Recap - บันทึกและงานติดตามผลที่แสดงหลังจากการประชุมหรือกิจกรรม

• บันทึกการประชุม Copilot - บันทึกที่สร้างขึ้นผ่าน Microsoft 365 Copilot จากการแชทในการประชุมหรือส่วนสรุปการประชุม

Facilitator สามารถ สร้างบันทึก AI แบบเรียลไทม์ สรุปการตัดสินใจที่สำคัญ บันทึกคำถามที่ยังค้างอยู่ ตอบคำถามในแชทการประชุม และช่วยจัดการงานต่างๆ ได้Microsoft ระบุว่า จำเป็นต้องมีใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot เพื่อเพิ่ม Facilitator ลงในการประชุมหรือเปิดใช้งานระหว่างการประชุม แม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมภายในจะสามารถเห็นการอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้เมื่อเปิดใช้งานแล้วก็ตาม

ความแตกต่างนี้สำคัญ เพราะคนหนึ่งอาจพูดว่า “AI Notes” แล้วหมายถึงแผงบันทึกสดที่ตกแต่งอย่างสวยงาม ในขณะที่อีกคนอาจหมายถึงแท็บ AI Notes หลังการประชุม ก็เหมือนครัวเดียวกัน แต่ลิ้นชักต่างกันนั่นแหละ.

2. รายการตรวจสอบอย่างรวดเร็วก่อนเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams ✅

นี่คือส่วนที่อาจจะดูแห้งแล้งแต่สำคัญมาก บันทึก AI ไม่ได้ปรากฏขึ้นมาเองโดยอัตโนมัติเพียงเพราะมีคนคลิก "เข้าร่วม" คุณจำเป็นต้องมีใบอนุญาตที่ถูกต้อง นโยบายการดูแลระบบที่ถูกต้อง เปิดใช้งานการถอดเสียง และรูปแบบการประชุมที่รองรับคุณสมบัตินี้ด้วย.

ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ก่อน:

• องค์กรของคุณใช้ Microsoft 365 Copilot สำหรับบันทึก AI แบบเรียลไทม์ หรือ Teams Premium / Copilot ที่มีการใช้งานฟีเจอร์ Intelligent Recap อยู่แล้ว

• นโยบายการประชุมของ Teams อนุญาตให้ถอดเสียงได้.

• โปรแกรม Copilot ไม่ได้ถูกบล็อกโดยนโยบายของผู้ดูแลระบบ.

• การประชุมนี้เป็นการประชุมผ่าน Teams ตามกำหนดการ ซึ่งรองรับฟีเจอร์นี้.

• ผู้จัดงานหรือผู้บรรยายมีสิทธิ์ในการเปิดใช้งานฟีเจอร์ AI ที่เกี่ยวข้อง.

• การประชุมใช้เวลานานพอสมควร และมีการถอดเสียงไว้แล้ว หากคุณต้องการบันทึกย่อจาก AI หลังการประชุม.

Microsoft Teams Premium ระบุว่า “ดูบันทึกและงานที่สร้างโดย AI จากการประชุม” เป็นความสามารถด้านการสื่อสารที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในขณะที่คำแนะนำเกี่ยวกับ Facilitator ระบุแยกต่างหากว่าต้องใช้ Microsoft 365 Copilot เพื่อเพิ่มหรือเปิดใช้งาน Facilitator

มีข้อจำกัดเล็กน้อย เพราะแน่นอนว่าต้องมีอยู่: บันทึก AI ใน Recap จะใช้งานได้เฉพาะกับเหตุการณ์ที่มีระยะเวลานานกว่าห้านาทีและถอดเสียงเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้นและ Microsoft ยังระบุด้วยว่ารูปแบบการแสดงผลอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับภาษาที่ใช้ในการถอดเสียง

3. วิธีเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams ในฐานะผู้ดูแลระบบ 🛠️

สำหรับผู้ดูแลระบบ วิธีการเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams เริ่มต้นที่ศูนย์การจัดการ Teams ไม่ใช่ภายในตัวการประชุมเอง นี่คือจุดที่หลายคนติดขัด พวกเขามองหาปุ่มบันทึก AI แต่ในความเป็นจริงแล้วนโยบายกลับบอกว่า "ไม่" อยู่เบื้องหลัง

เส้นทางผู้ดูแลระบบมักจะเป็น:

1. เปิด ศูนย์การจัดการTeams

2. ไปที่ การประชุม

3. เลือก นโยบายการประชุม

4. เลือกนโยบายที่มีอยู่แล้ว หรือสร้างนโยบายใหม่.

5. ค้นหา "การบันทึกและการถอดเสียง "

6. ค้นหา การตั้งค่า Copilot

7. เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งที่มีอยู่:

   • บน

   • เปิดใช้งานด้วยเอกสารถอดเสียงที่บันทึกไว้ (จำเป็น)

   • เปิดใช้งานการบันทึกการถอดเสียงโดยค่าเริ่มต้น

   • ปิด

8. บันทึกนโยบายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดนโยบายนั้นให้กับผู้ใช้ที่ถูกต้องแล้ว.

คู่มือผู้ดูแลระบบของ Microsoft ระบุการตั้งค่านโยบายการประชุมของ Copilot และอธิบายว่านโยบายการถอดเสียงมีผลต่อการทำงานของ Copilot ในระหว่างและหลังการประชุมหรือไม่

นอกจากนี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟังก์ชันการถอดเสียงพร้อมใช้งานหรือไม่ การถอดเสียงใน Teams เป็น คุณสมบัติที่ควบคุมด้วยนโยบายและทั้งผู้จัดงานและผู้ใช้ที่เริ่มการถอดเสียงจะต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าสำหรับการประชุม สัมมนาออนไลน์ หรือการประชุมแบบเปิด เพื่อให้มีการถอดเสียง

นี่คือส่วนที่คนส่วนใหญ่มองข้าม แล้วก็มาโทษ Teams บางครั้ง Teams ก็สมควรโดนตำหนิ แต่ก็ไม่ใช่เสมอไป.

4. วิธีเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams เมื่อกำหนดเวลาการประชุม 📅

สำหรับผู้จัดประชุม วิธีที่ง่ายที่สุดคือเตรียมบันทึก AI ไว้ก่อนเริ่มการประชุม วิธีนี้จะช่วยให้ Teams ทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น เหมือนแมวที่ได้กินอาหารเรียบร้อยแล้ว.

หากต้องการเพิ่มผู้ประสานงานเมื่อทำการนัดหมาย:

1. เปิด ปฏิทิน ใน Teams

2. เลือก "ใหม่"

3. เปิดใช้ งานตัวเลือก การประชุม Teams

4. เลือก ตัวเลือก

5. ไปที่ Copilot และ AI อื่นๆ

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้ตั้งค่า Allow Copilot and Facilitator เป็นอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้:

   • เฉพาะระหว่างการประชุมเท่านั้น

   • ระหว่างและหลังการประชุม

7. เปิดใช้งาน ความสะดวก (Facilitator toggle)

8. เลือก "ใช้"

ของ Microsoft สำหรับการใช้งาน Facilitator ระบุว่านี่คือเส้นทางการกำหนดเวลาและยังระบุด้วยว่าสามารถเพิ่ม Facilitator ได้เฉพาะในการประชุมที่กำหนดเวลาไว้แล้วเท่านั้น ไม่สามารถเพิ่มได้ในการประชุมผ่านช่อง (channel meetings), การประชุมแบบทันที (instant meetings) หรือการโทรผ่าน Teams (Teams calls)

การเชิญเข้าร่วมประชุมที่ดีก็ช่วยได้เช่นกัน เพิ่มวาระการประชุมอย่างง่ายๆ ลงในคำอธิบายหรือบันทึกการประชุม ผู้ดำเนินงานสามารถตรวจสอบวาระการประชุมในคำเชิญหรือบันทึกการประชุมของ Loop และใช้เพื่อช่วยให้การสนทนาเป็นระเบียบมากขึ้น ไม่ใช่เรื่องมหัศจรรย์ แต่ก็ใกล้เคียงมากเมื่อการประชุมของคุณมีช่วง "ขอพูดอีกเรื่องหนึ่ง" มากเกินไป.

5. วิธีเปิดใช้งานบันทึกย่อ AI ระหว่างการประชุม Teams สด 🎙️

บางทีคุณอาจลืมเปิดใช้งานขณะกำหนดเวลาการประชุมก็ได้ เรื่องแบบนี้เกิดขึ้นได้ คุณเปิดการประชุมขึ้นมา แล้วมีคนถามว่า "AI สามารถจดบันทึกได้ไหม?" ทันใดนั้นทุกคนก็มองไปที่ผู้จัดราวกับว่าเขาสามารถควบคุมดวงจันทร์ได้.

วิธีเปิดใช้งานฟังก์ชันอำนวยความสะดวกในระหว่างการประชุม:

1. เข้าร่วมการประชุม Teams.

2. เลือก "ดำเนินการเพิ่มเติม" จากส่วนควบคุมการประชุม

3. เลือก " เปิดใช้งานตัวอำนวยความสะดวก"

4. หาก Teams ถาม ให้เลือกภาษาสำหรับการประชุม.

5. รอสักครู่เพื่อให้ข้อความเริ่มปรากฏขึ้น.

เมื่อเปิดใช้งาน Facilitator แล้ว ไอคอน Notes จะเปลี่ยนไปเพื่อแสดงว่าบันทึกที่สร้างโดย AI ทำงานอยู่ Microsoft ระบุว่าบันทึก จะไม่ปรากฏทันทีและอาจใช้เวลาสักครู่ เนื่องจากบันทึกเหล่านี้สร้างขึ้นจากบทสนทนาที่บันทึกไว้ในเอกสารถอดเสียง

รายละเอียดบทบาทที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ ผู้เข้าร่วมที่ใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่สามารถดูบันทึกย่อแบบเรียลไทม์ได้แต่เฉพาะผู้จัดหรือผู้บรรยายที่ใช้ Teams บนเดสก์ท็อปหรือเว็บเท่านั้นที่สามารถเปิดหรือปิดฟังก์ชันผู้ประสานงานระหว่างการประชุมได้

ดังนั้น ถ้ามีคนเข้าร่วมการประชุมผ่านโทรศัพท์ในรถแท็กซี่แล้วถามว่าทำไมถึงเปิดใช้งานไม่ได้ นั่นอาจเป็นเหตุผลก็ได้ น่ารำคาญไหม? ใช่ สมเหตุสมผลไหม? ส่วนใหญ่ก็ใช่.

6. วิธีค้นหาบันทึก AI หลังจากการประชุม Teams 🔎

หลังจากสิ้นสุดการประชุมแล้ว บันทึกการประชุมจะไม่หายไปไหน คุณมักจะยังหาบันทึกเหล่านั้นเจอได้จากแชทการประชุมหรือบทสรุปการประชุม.

เพื่อตรวจสอบเนื้อหาที่สร้างโดย AI หลังการประชุม:

1. เปิด แชท ใน Teams

2. เลือกแชทสำหรับการประชุม.

3. เลือก "สรุป" ที่ด้านบน

4. เลือก บันทึกย่อ หรือ บันทึกย่อ AIขึ้นอยู่กับประสบการณ์ที่แสดงในระบบของคุณ

ไมโครซอฟต์ระบุว่า เนื้อหาที่ผู้ดำเนินงานประชุมสร้างขึ้น สามารถ เข้าถึงได้ผ่านการแชทในระหว่างการประชุมและบันทึกการประชุมใน Recap หลังจากที่การประชุมสิ้นสุดลงแล้ว บันทึกการประชุมที่สร้างโดย AI จะถูกจัดเก็บไว้ในหน้า Microsoft Loop และผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแก้ไขหน้า Loop นั้นได้ก่อน ระหว่าง หรือหลังการประชุม

สำหรับบันทึกสรุปการประชุมที่สร้างโดย AI นั้น ไมโครซอฟต์ระบุว่าผู้ใช้สามารถ ดูบันทึกที่เขียนด้วยตนเองและบันทึกที่สร้างโดย AI รวมถึงงานติดตามผลได้ โดยเลือกบันทึก AI ในสรุปการประชุม หากการประชุมนั้นตรงตามข้อกำหนดการถอดเสียง

นี่แหละคือเหตุผลที่ AI Notes ไม่ได้เป็นแค่ลูกเล่นในการประชุมอีกต่อไป คุณสามารถดึงข้อมูลการตัดสินใจ งาน บริบทที่พลาดไป และการติดตามผลได้โดยไม่ต้องย้อนฟังบทสนทนาทั้งหมดราวกับกำลังสืบสวนคดีอาชญากรรมเล็กๆ ในออฟฟิศ 🕵️.

7. ตารางเปรียบเทียบ: วิธีการใช้บันทึก AI ใน Teams 📊

วิธีการ / คุณลักษณะ	เหมาะที่สุดสำหรับ	ข้อกำหนดหลัก	สิ่งที่คุณจะได้รับ	ส่วนที่น่ารำคาญเล็กน้อย
บันทึก AI สดจากผู้ประสานงาน	การประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องจดบันทึกขณะพูด	ใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot	บันทึก การตัดสินใจ คำถาม และงานต่างๆ แบบเรียลไทม์	ต้องรองรับประเภทการประชุม - การประชุมบางประเภทอาจไม่รองรับ
หมายเหตุ AI ในบทสรุป	พูดคุยกันหลังจากประชุมเสร็จ	บันทึกการประชุมที่มีสิทธิ์	บันทึก, งานที่ต้องทำ, สรุปเนื้อหา	จะไม่แสดงผลหากไม่มีการถอดเสียง
ผู้ช่วยนักบิน “สร้างบันทึกการประชุม”	สรุปการประชุมอย่างรวดเร็ว	Microsoft 365 Copilot	หัวข้อสำคัญและสิ่งที่ต้องดำเนินการ	คุณยังต้องตรวจสอบยืนยันอีกครั้งแน่นอน
หมายเหตุคู่มือทีม	การประชุมภายในแบบง่ายๆ	การเข้าถึงบันทึกการประชุมขั้นพื้นฐาน	วาระการประชุม บันทึก งานที่ต้องทำ	ใครสักคนต้องพิมพ์เรื่องนี้ น่าเศร้าแต่เป็นความจริง
บันทึกเสียงพร้อมถอดความ	ขั้นตอนการตรวจสอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ	เปิดใช้งานนโยบายการบันทึก/ถอดเสียง	สามารถค้นหาข้อความถอดเสียงและบริบทการเล่นได้	สามารถสร้างคำถามเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลและความเป็นส่วนตัวได้

คำแนะนำการสนับสนุนของ Microsoft สำหรับบันทึกที่สร้างโดย Copilot ระบุว่าผู้ใช้สามารถเลือก Copilot จากแชทการประชุม เลือกข้อความแจ้งเตือนเพิ่มเติม สร้างบันทึกการประชุมคัดลอก และวางที่อื่นได้ พร้อมทั้งเตือนผู้ใช้ให้ตรวจสอบผลลัพธ์ของ AI เนื่องจากอาจไม่ถูกต้อง

8. การตั้งค่าการประชุมที่ดีที่สุดเพื่อการจดบันทึกด้วย AI ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นใน Teams 🧠

การรู้ วิธีเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams เป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงาน การได้บันทึกที่มีประโยชน์คืออีกครึ่งหนึ่ง AI เก่งเรื่องการจัดโครงสร้าง แต่ไม่ใช่คนอ่านใจที่สวมหูฟัง มันต้องการข้อมูลป้อนเข้าที่ชัดเจนและแม่นยำ

ใช้การตั้งค่าดังนี้:

• จัดทำวาระการประชุมให้ชัดเจนก่อนเริ่มการประชุม.

• พูดการตัดสินใจออกมาดัง ๆ: “การตัดสินใจ: เราจะเริ่มโครงการนำร่องในสัปดาห์หน้า”

• มอบหมายผู้รับผิดชอบด้วยวาจา: “มายาเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตามเรื่องกับฝ่ายการเงิน”

• หยุดสักครู่ก่อนเปลี่ยนหัวข้อสนทนา.

• พยายามอย่าให้คนห้าคนพูดแทรกกัน ใช่แล้ว เป็นเป้าหมายที่ท้าทายมาก.

• ใช้ชื่อที่สอดคล้องกันเพื่อให้เห็นชัดเจนยิ่งขึ้นว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละอย่าง.

• ควรใช้ภาษาที่สอดคล้องกันในการประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้.

• ตรวจสอบรายละเอียดก่อนนำไปเผยแพร่ในวงกว้าง.

โปรแกรมอำนวยความสะดวกสามารถ ตรวจจับวาระการประชุมจากคำเชิญเข้าร่วมประชุมหรือบันทึกการประชุมของ Loopและสามารถช่วยติดตามหัวข้อวาระการประชุมระหว่างการประชุมได้

เทคนิคที่ได้ผลอย่างเงียบๆ: ประกาศรายการสิ่งที่ต้องทำราวกับว่าคุณกำลังบรรยายให้ผู้ช่วยที่เหนื่อยล้าฟัง ไม่ใช่แบบหุ่นยนต์ แต่ชัดเจน “รายการสิ่งที่ต้องทำ: จอร์แดนจะส่งสไลด์ที่อัปเดตแล้ว” ประโยคแบบนี้ทำให้บันทึกของ AI ดูไม่คลุมเครือมากนัก.

9. ปัญหาทั่วไปที่ทำให้บันทึก AI ไม่แสดง ⚠️

หากไม่พบ AI Notes ใน Teams อย่าเพิ่งคิดว่าฟีเจอร์นี้เสียทันที อาจเสียจริง แต่ก็มีสาเหตุทั่วไปหลายอย่างที่ทำให้ฟีเจอร์นี้ใช้งานไม่ได้.

สาเหตุทั่วไป ได้แก่:

• คุณไม่มีสิทธิ์ใช้งาน Copilot หรือ Teams Premium สำหรับฟีเจอร์ที่คุณกำลังพยายามใช้งาน

• ฟังก์ชัน Copilot ถูกปิดใช้งาน ในนโยบายการประชุมของ Teams

• การถอดเสียงถูกปิดใช้งาน สำหรับผู้จัดงานหรือผู้ที่พยายามเริ่มการถอด

• การประชุมสั้นเกินไป สำหรับการจดบันทึกโดย Recap AI

• การประชุมไม่ได้ถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร.

• ประเภทการประชุมที่ไม่รองรับเช่น การประชุมช่องทางสำหรับผู้ประสานงาน

• บทบาทที่ไม่ถูกต้องเช่น ผู้เข้าร่วมพยายามเปิดใช้งานบทบาทของผู้ดำเนินงาน

• ข้อจำกัดของผู้เข้าร่วมภายนอก.

• ป้ายกำกับความละเอียดอ่อนหรือการเข้ารหัส ที่ป้องกันการดึงวาระการประชุม

เอกสารของ Microsoft ระบุว่า Teams ใช้ ข้อมูลการถอดเสียงการประชุม ข้อมูลการเข้าร่วม และข้อมูล PowerPoint Live เพื่อนำเสนอคุณสมบัติ Intelligent Recap ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ดังนั้น การขาดข้อมูลการถอดเสียงอาจหมายถึงการขาดประโยชน์จากฟีเจอร์สรุปอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ด้วย

สำหรับการจดบันทึกแบบเรียลไทม์ โปรดจำไว้ว่าเฉพาะผู้จัดงานและผู้บรรยายที่ใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรือเว็บเบราว์เซอร์เท่านั้นที่สามารถเปิดหรือปิดฟีเจอร์บันทึกแบบเรียลไทม์ได้ระหว่างการประชุม ผู้ใช้งานบนมือถือสามารถดูบันทึกแบบเรียลไทม์ได้ แต่ไม่สามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ด้วยวิธีเดียวกันได้.

10. ความเป็นส่วนตัว สิทธิ์การเข้าถึง และกฎ “โปรดยืนยันข้อมูลนี้” 🔐

บันทึกจาก AI มีประโยชน์ แต่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจดบันทึกทางกฎหมาย เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือเพื่อนร่วมงานที่ใส่ใจรายละเอียดที่สุดของคุณ บันทึกเหล่านี้สร้างขึ้นจากข้อมูลการประชุม และอาจพลาดบริบท ใช้คำพูดที่ไม่เหมาะสม หรือเปลี่ยนการสนทนาที่ไม่เป็นระเบียบให้กลายเป็นบทสรุปที่ดูมั่นใจแต่ถูกต้องเพียงบางส่วนเท่านั้น.

ไมโครซอฟต์ระบุว่า เนื้อหาที่สร้างโดย AI ในบทสรุปของ Teams นั้นอิงตามบันทึกการประชุมและขับเคลื่อนโดย GPT และโมเดล AI อื่นๆและอาจไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน หรือไม่เหมาะสม

ดังนั้นกฎที่ใช้ได้จริงจึงง่ายมาก:

• ตรวจสอบบันทึก AI ก่อนส่งให้ลูกค้า.

• ตรวจสอบการตัดสินใจ ตัวเลข ชื่อ และกำหนดเวลา.

• ตรวจสอบรายละเอียดที่สำคัญก่อนจัดเก็บหรือส่งต่อข้อมูล.

• ควรหลีกเลี่ยงการใช้ AI Notes เป็นแหล่งข้อมูลหลักเพียงอย่างเดียวสำหรับการตัดสินใจด้านกฎหมาย ทรัพยากรบุคคล การเงิน หรือข้อกำหนดต่างๆ.

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจนโยบายเกี่ยวกับการถอดเสียงและการสรุปเนื้อหาที่สร้างโดย AI.

นอกจากนี้ Teams ยังมี ตัวเลือกการประชุมและการควบคุมของผู้ดูแลระบบสำหรับเนื้อหาการประชุมที่ละเอียดอ่อนรวมถึงการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับการคัดลอก การส่งต่อ การบันทึก การถอดเสียง และข้อมูลเชิงลึกที่สร้างโดย AI

ความระแวงเล็กน้อยในที่นี้เป็นเรื่องที่ดี ไม่ใช่ความระแวงแบบสุดโต่ง แต่เป็นเพียงความระแวงแบบ "บางทีอาจไม่ควรคัดลอกสรุปผลการวิเคราะห์ AI แบบดิบๆ ไปใส่ในบันทึกการประชุมโดยไม่ตรวจสอบก่อน".

11. เคล็ดลับการใช้งานสำหรับผู้ดูแลระบบและผู้จัดการทีม 🚀

การนำ AI Notes มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น ไม่ใช่แค่เปิดสวิตช์แล้วหวังว่าทุกคนจะทำตามเหมือนในวิดีโอฝึกอบรม.

แผนการเปิดตัวแบบง่ายๆ:

1. เลือกกลุ่มนำร่องขนาดเล็ก.

2. ตรวจสอบใบอนุญาตและนโยบายต่างๆ.

3. เปิดใช้งานการถอดเสียงและการตั้งค่า Copilot สำหรับกลุ่มนั้น.

4. สร้างการประชุมทดสอบ.

5. ลองใช้บันทึกของผู้ดำเนินรายการแบบเรียลไทม์ดู.

6. ลองใช้บันทึกสรุปหลังการประชุมที่สร้างโดย AI ดูสิ.

7. บันทึกขั้นตอนที่ผู้ใช้เห็นอย่างละเอียด.

8. จัดทำคู่มือภายในฉบับย่อเกี่ยวกับ "เมื่อใดควรใช้ AI Notes".

9. ใส่ข้อความแจ้งเตือนเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวด้วย.

10. ลองถามผู้คนดูว่าอะไรที่ทำให้พวกเขาสับสน เพราะพวกเขาจะบอกคุณเอง และบอกออกมาดัง ๆ ด้วย.

เหตุผลที่ต้องทดลองใช้ระบบนำร่องก็เพราะว่าประสบการณ์การใช้งาน Teams อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับใบอนุญาต นโยบายการดูแลระบบ ประเภทการประชุม เวอร์ชันไคลเอ็นต์ และการตั้งค่าขององค์กร มันไม่ใช่แค่ปุ่มสีแดงปุ่มเดียว แต่เป็นเหมือนลิ้นชักที่เต็มไปด้วยปุ่มต่างๆ ซึ่งบางปุ่มก็มีป้ายกำกับที่ดีกว่าปุ่มอื่นๆ.

12. คำตอบด่วน: วิธีเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams 🏁

นี่คือคำอธิบายแบบย่อของ วิธีการเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams:

สำหรับผู้ดูแลระบบ:

• ไปที่ ศูนย์การจัดการTeams

• สาธารณะ > นโยบายการประชุม

• ใน ส่วนการบันทึกและการถอดเสียง ให้เปิดใช้งาน นโยบาย Copilot ที่ถูกต้อง

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอนุญาตให้ถอดเสียงได้.

• มอบหมายนโยบายให้กับผู้ใช้ที่เหมาะสม.

สำหรับผู้จัดงาน:

• สร้างการประชุม Teams ที่กำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า.

• เปิด ตัวเลือก > ระบบผู้ช่วยนักบินและปัญญาประดิษฐ์อื่นๆ

• ตั้งค่า Allow Copilot and Facilitator เป็นตัวเลือกเปิดใช้งาน

• เปิดใช้ งานฟังก์ชันอำนวยความสะดวก

• ใช้การตั้งค่าดังกล่าว.

ระหว่างการประชุม:

• เลือก ดำเนินการเพิ่มเติม"

• เลือก " เปิดใช้งานตัวอำนวยความสะดวก"

• รอสักครู่เพื่อให้ข้อความที่สร้างโดย AI ปรากฏขึ้น.

หลังการประชุม:

• เปิดแชทการประชุม.

• ไปที่ บทสรุป

• เลือก บันทึกย่อ หรือ บันทึก ย่อ AI

นั่นคือเวอร์ชันที่เรียบร้อย ส่วนเวอร์ชันที่ใช้งานได้จริงนั้นจะรวมถึงการตรวจสอบใบอนุญาต นโยบาย การถอดเสียง บทบาท และตรวจสอบว่า Teams กำลังมีปัญหาอยู่หรือไม่.

ข้อคิดส่งท้าย 💬

การเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams นั้น ไม่ยากเลยเมื่อทุกอย่างลงตัว แต่ก็อาจทำให้สับสนได้ง่าย ผู้ดูแลระบบควบคุมนโยบาย ผู้จัดงานควบคุมการตั้งค่าการประชุม ผู้บรรยายและผู้จัดงานสามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันอำนวยความสะดวกในการประชุมที่รองรับได้ การถอดเสียงช่วยให้ AI มีข้อมูลในการทำงาน และส่วนสรุปคือส่วนที่ทำให้การประชุมสามารถค้นหา อ่านคร่าวๆ ได้ และที่สำคัญที่สุดคือไม่ทำให้จำรายละเอียดทั้งหมดได้ยาก

การตั้งค่าที่ดีที่สุดนั้นเรียบง่าย: เปิดใช้งานนโยบายที่ถูกต้อง เปิดใช้งานการถอดเสียง กำหนดเวลาการประชุมให้เหมาะสม ใช้ Facilitator เมื่อการจดบันทึกสดมีความสำคัญ และตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนที่จะถือว่าเป็นความจริงที่จารึกไว้บนแผ่นหิน 🪨 บันทึกจาก AI มีประโยชน์มาก แต่ก็ยังเป็นบันทึกจากเครื่องจักรที่ฟังมนุษย์พูดแทรกกัน ดังนั้น ใช่ ใช้มันเถอะ แค่ระวังตัวไว้หน่อยก็แล้วกัน.

ตัวอย่างการใช้งานจริง: การใช้ AI Notes สำหรับการประชุมโครงการกับลูกค้าประจำสัปดาห์ 🧾

สถานการณ์

ลองนึกภาพเอเจนซี่เว็บขนาดเล็กแห่งหนึ่งที่จัดประชุมผ่าน Teams กับลูกค้าสัปดาห์ละครั้ง ครั้งละ 45 นาที ปัญหาเดิมๆ ก็เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า: การตัดสินใจถูกกลบไปในแชท สิ่งที่ต้องทำถูกจำได้ไม่ครบถ้วน และหลังจากประชุมเสร็จก็จะมีคนใช้เวลา 20-30 นาทีในการเรียบเรียงบันทึกย่อที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นรายงานความคืบหน้าให้ลูกค้าฟัง.

นี่เป็นตัวอย่างสถานการณ์สมมติแต่สมจริง หน่วยงานใช้ AI Notes ใน Teams เพื่อสร้างร่างแรกของบันทึกการประชุม จากนั้นผู้จัดการโครงการจะตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนที่จะส่งให้ลูกค้า ส่วนสุดท้ายนี้สำคัญมาก AI ช่วยลดภาระงานด้านธุรการ ไม่ได้มาแทนที่มนุษย์ผู้เข้าใจโครงการ.

การประชุมถูกกำหนดไว้ใน Teams แล้ว เปิดใช้งานการถอดเสียง และเปิดใช้งานผู้ประสานงานก่อนเริ่มการโทร ซึ่งสอดคล้องกับประเด็นหลักของบทความ: AI Notes ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อการอนุญาตใช้งาน นโยบายการประชุม การถอดเสียง และการตั้งค่าการประชุมทั้งหมดได้รับการจัดการให้เรียบร้อยก่อน.

สิ่งที่ผู้ช่วยต้องการ

สำหรับการจัดเตรียมนี้ ผู้จัดงานจะเตรียมสิ่งต่อไปนี้:

เป็นการประชุม Teams ที่กำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า ไม่ใช่การโทรแบบฉุกเฉัน.

วาระการประชุมโดยย่อจะระบุไว้ในคำเชิญเข้าร่วมประชุม.

เปิดใช้งานการถอดเสียงสำหรับการประชุมแล้ว.

เปิดใช้งานโปรแกรมอำนวยความสะดวกก่อนเริ่มการประชุม.

ผู้จัดการโครงการได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบบันทึกเกี่ยวกับ AI.

รายการตรวจสอบการรีวิวอย่างง่าย สำหรับชื่อ วันที่ ค่าใช้จ่าย กำหนดส่ง และการตัดสินใจของลูกค้า.

วาระการประชุมที่ดีอาจมีลักษณะดังนี้:

กำหนดการ:

ตรวจสอบผลงานที่ผ่านมาของสัปดาห์ที่แล้ว.

ยืนยันการเปลี่ยนแปลงข้อความบนหน้าแรก.

ตัดสินใจว่าจะเก็บหรือลบวิดีโอในหน้าแสดงราคาออก.

มอบหมายผู้รับผิดชอบสำหรับงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์.

ยืนยันวันตรวจสอบครั้งต่อไป.

นั่นทำให้ AI มีโครงสร้างมากกว่าการเชิญเข้าร่วม "การประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ" แบบคลุมเครือ นอกจากนี้ยังช่วยให้มนุษย์ไม่ฟุ้งซ่าน ซึ่งนับเป็นเรื่องดีเสมอ.

ตัวอย่างคำแนะนำ

ในตอนเริ่มต้นการประชุม ผู้จัดสามารถกล่าวอะไรบางอย่างเช่น:

“วันนี้เราใช้บันทึกที่สร้างโดย AI เพื่อบันทึกการตัดสินใจและรายการดำเนินการ โปรดระบุการตัดสินใจให้ชัดเจน ใส่ชื่อผู้รับผิดชอบสำหรับแต่ละงาน และระบุวันครบกำหนดหากเป็นไปได้ เราจะตรวจสอบบันทึกก่อนที่จะแบ่งปันหลังจากเสร็จสิ้นการประชุม”

ในระหว่างการประชุม ผู้จัดการโครงการสามารถชี้แจงประเด็นการดำเนินการได้อย่างชัดเจน:

“การตัดสินใจ: เราจะคงวิดีโอในหน้าแสดงราคาไว้สำหรับการเปิดตัว”

“สิ่งที่ต้องทำ: ปรียาจะส่งข้อความหน้าแรกที่แก้ไขแล้วภายในวันพฤหัสบดี เวลา 15.00 น.”

“สิ่งที่ต้องทำ: มาร์คจะตรวจสอบว่าแท็กวิเคราะห์ทำงานอย่างถูกต้องหรือไม่ก่อนวันศุกร์”

วิธีการนี้อาจดูเป็นทางการไปหน่อยในตอนแรก แต่จะช่วยให้ AI มีจุดเริ่มต้นในการทำงานที่ชัดเจน การสนทนาที่ไม่ชัดเจนก็จะได้บันทึกที่ไม่ชัดเจนเช่นกัน การตัดสินใจที่ชัดเจนก็จะได้บันทึกที่เป็นรูปธรรม.

วิธีการทดสอบ

ทดลองใช้กับกลุ่มเล็กๆ สัก 3 ครั้งก่อนที่จะนำไปใช้กับทีมทั้งหมด.

การประชุมครั้งที่ 1: ใช้บันทึกย่อแบบปกติเท่านั้น.

การประชุมครั้งที่ 2: ใช้โปรแกรม AI Notes แต่ไม่มีวาระการประชุมที่กำหนดไว้ล่วงหน้า.

การประชุมครั้งที่ 3: ใช้ AI Notes พร้อมวาระการประชุมที่ชัดเจนและรูปแบบการดำเนินการที่พูดออกมา.

หลังการประชุมแต่ละครั้ง โปรดตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

ใช้เวลานานแค่ไหนในการจัดทำเอกสารฉบับสุดท้ายที่พร้อมส่งให้ลูกค้า.

มีรายการดำเนินการที่ต้องแก้ไขกี่รายการ.

ตรวจสอบว่ามีการบันทึกกำหนดเวลาอย่างถูกต้องหรือไม่.

มีการกำหนดผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมให้กับแต่ละงานหรือไม่.

สรุปดังกล่าวมีสิ่งใดที่ไม่ได้ตกลงกันไว้หรือไม่.

ผู้ตรวจสอบควรเปรียบเทียบข้อความบันทึกของ AI กับเอกสารถอดเสียงก่อนส่งอะไรออกไปภายนอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องเงิน กำหนดเวลา ข้อความทางกฎหมาย การอนุมัติ หรือข้อผูกพันของลูกค้า.

ผลลัพธ์

ผลลัพธ์ที่แสดงให้เห็นเป็นตัวอย่าง โดยอิงจากการจับเวลาการประชุมโครงการตัวอย่าง 3 ครั้ง ครั้งละ 45 นาที:

หมายเหตุจากคู่มือเท่านั้น: ใช้เวลา 28 นาทีในการอัปเดตไคลเอ็นต์ให้เสร็จสมบูรณ์.

บันทึก AI ที่ไม่มีวาระชัดเจน: 17 นาทีสำหรับการทบทวนและจัดระเบียบบันทึก.

บันทึก AI พร้อมวาระการประชุมและรายการดำเนินการที่ชัดเจน: ใช้เวลา 9 นาทีในการตรวจสอบและส่งการอัปเดตครั้งสุดท้าย.

นั่นหมายถึงการประหยัดเวลาได้ประมาณ 19 นาทีต่อการประชุม เมื่อเทียบกับกระบวนการแบบเดิม หากมีการประชุมกับลูกค้าสัปดาห์ละสี่ครั้งต่อเดือน ก็จะช่วยประหยัดเวลาได้ประมาณ 76 นาทีต่อเดือนสำหรับผู้จัดการโครงการหนึ่งคน.

การตรวจสอบคุณภาพมีความสำคัญไม่แพ้การประหยัดเวลา ในตัวอย่างการทดสอบนี้ เวอร์ชัน AI Notes ที่มีโครงสร้างสามารถบันทึกรายการดำเนินการได้ถูกต้อง 8 จาก 9 รายการ ข้อผิดพลาดเพียงอย่างเดียวคือวันกำหนดส่งที่ต้องแก้ไขโดยมนุษย์ นั่นคือเหตุผลว่าทำไม AI Notes จึงควรถูกใช้เป็นเพียงร่างแรกที่ดี ไม่ใช่แหล่งข้อมูลที่ถูกต้องสมบูรณ์.

อะไรบ้างที่อาจผิดพลาดได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการพูดที่ไม่ชัดเจน เช่น ถ้าใครพูดว่า “เราค่อยจัดการเรื่องนั้นกันสัปดาห์หน้า” AI อาจไม่รู้ว่าใครเป็นเจ้าของ “สิ่งนั้น” หรือ “สัปดาห์หน้า” หมายถึงอะไร.

ความเสี่ยงอื่นๆ ได้แก่:

การมอบหมายงานให้คนผิด.

คำแนะนำแบบอ้อมๆ ถูกเขียนออกมาในลักษณะของการตัดสินใจที่เด็ดขาด.

การพลาดกำหนดส่งงานหรือการฟังผิด.

รายละเอียดลูกค้าที่เป็นความลับปรากฏอยู่ในบันทึกที่ถูกเผยแพร่ออกไปในวงกว้างเกินไป.

เนื่องจากไม่มีเอกสารถอดเสียง ทำให้การสรุปผลการประชุมไม่น่าเชื่อถือ.

ผู้จัดงานเข้าใจผิดว่าบันทึกที่สร้างโดย AI นั้นถูกต้องเสมอ เพราะมันดูเรียบร้อย.

วิธีแก้ปัญหานี้อาจดูไม่สวยหรูแต่ได้ผล: ใช้เช็คลิสต์สำหรับการทบทวน ยืนยันรายการดำเนินการก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุด และอย่าส่งบันทึก AI ดิบๆ ไปให้ลูกค้าโดยตรง.

ข้อคิดที่นำไปใช้ได้จริง

AI Notes ใน Teams จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อการประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นอยู่แล้ว เพิ่มวาระการประชุม เปิดใช้งานการตั้งค่าที่เหมาะสม อธิบายการตัดสินใจอย่างชัดเจน และมอบหมายให้ใครสักคนรับผิดชอบในการตรวจสอบ หากทำเช่นนั้น AI Notes จะช่วยเปลี่ยนการประชุมที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นเอกสารติดตามผลที่ใช้งานได้ภายในไม่กี่นาที แทนที่จะสร้างเอกสารอีกฉบับที่ทุกคนต้องมาถกเถียงกันในภายหลัง.

คำถามที่พบบ่อย

ในฐานะผู้ดูแลระบบ ฉันจะเปิดใช้งาน AI Notes ใน Teams ได้อย่างไร?

ในการเปิดใช้งานบันทึก AI ใน Teams ในฐานะผู้ดูแลระบบ ให้เริ่มต้นที่ศูนย์การจัดการ Teams ไปที่ การประชุม เปิด นโยบายการประชุม และตรวจสอบส่วน การบันทึกและการถอดเสียง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอนุญาตให้ใช้ Copilot และเปิดใช้งานการถอดเสียงสำหรับผู้ใช้ที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังต้องกำหนดนโยบายให้กับบุคคลที่ควรเข้าถึงบันทึก AI ด้วย.

ฉันต้องใช้ใบอนุญาตอะไรบ้างในการใช้งาน AI Notes ใน Teams?

เงื่อนไขการใช้งานขึ้นอยู่กับฟีเจอร์บันทึกย่อ AI ที่คุณต้องการใช้ บันทึกย่อที่สร้างโดย AI แบบเรียลไทม์ใน Facilitator มักต้องใช้ Microsoft 365 Copilot ส่วนบันทึกย่อ AI ใน Recap อาจขึ้นอยู่กับการเข้าถึง Teams Premium หรือ Copilot ในหลายองค์กร ผู้ดูแลระบบควรตรวจสอบทั้งเงื่อนไขการใช้งานและนโยบายการประชุมก่อนที่จะสรุปว่าฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งาน.

เหตุใด AI Notes จึงไม่ปรากฏในการประชุม Teams ของฉัน?

บันทึก AI อาจไม่ปรากฏหากปิดใช้งาน Copilot บล็อกการถอดเสียง หรือประเภทการประชุมไม่ได้รับการสนับสนุน นอกจากนี้ การประชุมอาจสั้นเกินไป ไม่มีการถอดเสียง หรือไม่มีสิทธิ์ของผู้จัดที่ถูกต้อง วิธีแก้ไขทั่วไปคือการตรวจสอบใบอนุญาตของผู้ใช้ นโยบายการประชุมของ Teams การตั้งค่าการถอดเสียง และตรวจสอบว่าการประชุมถูกกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้าหรือไม่ หรือเริ่มต้นทันที.

ฉันสามารถเปิดใช้งานบันทึก AI ระหว่างการประชุม Teams สดได้หรือไม่?

ใช่ ในการประชุมที่รองรับ ผู้จัดหรือผู้บรรยายสามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันผู้ช่วยอำนวยความสะดวกได้ระหว่างการประชุม โดยปกติแล้วจะทำได้โดยเลือก "การดำเนินการเพิ่มเติม" ในการควบคุมการประชุม จากนั้นเลือก "เปิดใช้งานผู้ช่วยอำนวยความสะดวก" บันทึกย่ออาจใช้เวลาสักครู่ในการปรากฏ เนื่องจาก Teams ต้องการเนื้อหาการสนทนาจากบันทึกการถอดเสียงก่อนจึงจะสามารถสร้างบันทึกย่อที่เป็นประโยชน์ได้.

ฉันจะค้นหาบันทึกย่อของ AI หลังจากการประชุม Teams ได้ที่ไหน?

หลังจากเสร็จสิ้นการประชุม ให้เปิดแชทการประชุมใน Teams และเลือก สรุปการประชุม (Recap) ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ คุณอาจเห็นบันทึกย่อ (Notes) หรือบันทึกย่อที่สร้างโดย AI บันทึกย่อที่ผู้ดำเนินงานสร้างขึ้นอาจปรากฏขึ้นผ่านทางแชทการประชุมและบันทึกย่อการประชุมด้วยเช่นกัน โดยทั่วไปแล้ว บันทึกย่อ AI หลังการประชุมจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อมีการถอดเสียงการประชุมและตรงตามข้อกำหนดของฟีเจอร์นั้น.

บันทึกการประชุมแบบ Facilitator, Recap และ Copilot แตกต่างกันอย่างไร?

Facilitator มีไว้สำหรับสร้างบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์ด้วย AI ส่วน Recap ใช้สำหรับทบทวนบันทึก งาน และเนื้อหาการประชุมหลังจากนั้น บันทึกการประชุมของ Copilot สร้างขึ้นจากแชทการประชุมหรือ Recap ผ่านระบบ Copilot เอง ฟีเจอร์ทั้งสองนี้มีความคล้ายคลึงกัน แต่ไม่ใช่ฟีเจอร์เดียวกันเสียทีเดียว ดังนั้นข้อกำหนดในการตั้งค่าจึงอาจแตกต่างกัน.

การประชุมผ่าน Teams จำเป็นต้องมีการถอดเสียงเพื่อให้ AI สามารถบันทึกข้อความได้หรือไม่?

ในเวิร์กโฟลว์การจดบันทึกด้วย AI ใน Teams หลายๆ แบบ การถอดเสียงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะทำให้ AI มีข้อมูลไว้สำหรับวิเคราะห์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบันทึกสรุปด้วย AI นั้นขึ้นอยู่กับการมีไฟล์ถอดเสียงและความเหมาะสมของการประชุม ผู้ดูแลระบบควรตรวจสอบว่าอนุญาตให้ถอดเสียงได้ตามนโยบายการประชุม และผู้จัดงานควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการถอดเสียงการประชุมเมื่อต้องการบันทึกหลังการประชุม.

ใครบ้างที่สามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันผู้ประสานงานสำหรับบันทึก AI ใน Teams ได้?

โดยปกติแล้ว ผู้จัดงานหรือผู้บรรยายสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์ผู้ประสานงานได้โดยใช้ Teams บนเดสก์ท็อปหรือเว็บเบราว์เซอร์ ผู้ใช้มือถืออาจสามารถดูบันทึกแบบเรียลไทม์ได้ แต่พวกเขาอาจไม่สามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์ผู้ประสานงานได้ด้วยตนเอง ความแตกต่างของบทบาทนี้มักเป็นสาเหตุที่ผู้เข้าร่วมคนหนึ่งเห็นตัวเลือกบันทึกในขณะที่อีกคนหนึ่งไม่สามารถเปิดใช้งานได้.

ฉันจะได้รับบันทึกการประชุมที่สร้างโดย AI ที่ดีขึ้นใน Teams ได้อย่างไร?

ใช้ระเบียบวาระการประชุมที่ชัดเจน พูดการตัดสินใจออกมาดัง ๆ และมอบหมายงานที่ต้องดำเนินการอย่างชัดเจนโดยระบุชื่องาน หลีกเลี่ยงการพูดแทรกกันหากเป็นไปได้ และใช้ภาษาในการประชุมให้สอดคล้องกัน การจดบันทึกด้วย AI จะได้ผลดีที่สุดเมื่อการประชุมมีโครงสร้าง นอกจากนี้ การทบทวนบันทึกก่อนที่จะเผยแพร่ในวงกว้างก็เป็นประโยชน์เช่นกัน.

ฟีเจอร์ AI Notes ใน Teams น่าเชื่อถือพอที่จะแชร์ได้หรือไม่?

บันทึกที่สร้างโดย AI นั้นมีประโยชน์ แต่ก็ควรตรวจสอบก่อนแชร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าหรือผู้บริหาร ตรวจสอบชื่อ ตัวเลข การตัดสินใจ กำหนดเวลา และรายละเอียดที่สำคัญ บทความนี้มีกฎปฏิบัติคือ ให้ถือว่าบันทึกที่สร้างโดย AI เป็นเพียงร่างที่เป็นประโยชน์ ไม่ใช่เอกสารทางกฎหมายหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สมบูรณ์แบบ การตรวจสอบโดยมนุษย์ยังคงมีความสำคัญ.

เอกสารอ้างอิง

1. ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft - ผู้ประสานงานการประชุมใน Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - การตั้งค่านโยบายการประชุม Copilot - learn.microsoft.com

ค้นหา AI รุ่นล่าสุดได้ที่ร้านค้าผู้ช่วย AI อย่างเป็นทางการ

เกี่ยวกับเรา