ความท้าทายสำหรับผู้เริ่มต้น: ทำให้ AI ทำงานจริงได้ [วิดีโอและแบบทดสอบ]

สิ่งที่คนส่วนใหญ่เข้าใจผิดเกี่ยวกับ AI ก็คือ พวกเขาคิดว่ามันเหมือนกับช่องค้นหาที่บางครั้งก็เขียนย่อหน้าได้ น่ารักดี แต่ไม่ได้ช่วยอะไรมากนัก ความสำเร็จที่แท้จริงครั้งแรกนั้นดูซับซ้อนกว่านั้น และให้ความรู้สึกพึงพอใจมากกว่า คุณโยนบันทึกย่อที่ยุ่งเหยิง ความคิดที่ยังทำไม่เสร็จ และบันทึกการประชุมลงใน ChatGPT, Claude, Gemini หรือผู้ช่วยเสมือนจริงใดก็ตามที่คุณเปิดอยู่... แล้วขอให้มันเปลี่ยนกองนั้นให้เป็นสิ่งที่สามารถนำไปใช้งาน.

ความท้าทายนี้จะช่วยให้คุณคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ในมุมมองที่แตกต่างออกไป.

นี่คือหัวใจสำคัญของ ความท้าทายสำหรับผู้เริ่มต้นนี้: ทำให้ AI ทำงานจริงไม่ใช่ทฤษฎี ไม่ใช่ "การเรียนรู้แบบกระตุ้น" เพียงแค่เอาข้อมูลที่กระจัดกระจายในหัวของคุณ (หรือแอปบันทึกของคุณ) แล้วดึงผลลัพธ์ที่ชัดเจนออกมาสี่อย่าง: สรุป อีเมล รายการสิ่งที่ต้องทำ และแผน หากคุณทำได้เพียงครั้งเดียว คุณก็จะหยุดลองทำไปเรื่อยๆ และเริ่มจ้างคนอื่นมาทำงานส่วนที่น่าเบื่อแทน 

ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องการสำหรับความท้าทายนี้ก็คือบันทึกที่คุณได้จดไว้.

ฉันคิดว่าสิ่งที่น่าประหลาดใจคือบันทึกของคุณไม่จำเป็นต้องขัดเกลามากนัก คุณไม่จำเป็นต้องใช้ไวยากรณ์ที่สมบูรณ์แบบ คุณต้องการ ข้อจำกัดคำขอที่ชัดเจน และความเต็มใจที่จะตรวจสอบผลลัพธ์ซ้ำอีกครั้ง ยิ่งข้อมูลที่ยุ่งเหยิงมากเท่าไหร่ การแก้ไขให้เรียบร้อยก็ยิ่งดูน่าประทับใจมากขึ้นเท่านั้น เหมือนกับการได้เห็นใครบางคนพับตะกร้าผ้าที่ดูเหมือนจะหมดหวังแล้ว

ทิ้งบันทึกที่ยุ่งเหยิงโดยไม่ต้องมอบชีวิตทั้งหมดของคุณให้ AI 

ก่อนที่คุณจะวางอะไรลงไป โปรดลบข้อมูลสำคัญที่อาจเป็นกับดักออกไปก่อน เช่น ชื่อลูกค้าที่คุณไม่ควรเปิดเผย รหัสผ่าน รายละเอียดบัญชีธนาคาร ข้อมูลทางการแพทย์ส่วนตัว รหัสโครงการภายในที่อาจทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายตรวจสอบของคุณกังวลใจ ผู้ช่วย AI นั้นมีประโยชน์ แต่ไม่ใช่ตู้นิรภัย.

สิ่งที่คุณสามารถทิ้งได้อย่างอิสระ:

• บันทึกการประชุมแบบคร่าวๆ ที่มีคำผิดและตัวย่อ
• สลัดกระสุนจากการระดมสมอง
• บทถอดเสียงจากเสียงเป็นข้อความที่อ่านแล้วเหมือนฝันร้าย
• ประโยคครึ่งๆ กลางๆ ที่คุณเขียนขณะเดินและคิด

เคล็ดลับเล็กๆ ที่ช่วยลดปัญหา: เพิ่มหัวข้อบรรทัดเดียวไว้เหนือข้อมูลที่รวบรวมได้ เช่น "บริบท: บันทึกการวางแผนภายในสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์; กลุ่มเป้าหมายคือทีมงานของฉัน; เนื้อหาควรเป็นแบบใช้งานได้จริง" กรอบเล็กๆ นี้จะช่วยป้องกันไม่ให้โมเดลสร้างเรื่องราวทางธุรกิจที่ซับซ้อนเกินจริงโดยที่คุณไม่ได้ต้องการ.

อีกหนึ่งนิสัยที่ควรทำคือ การระบุความไม่แน่นอนลงในบันทึกเหล่านั้นโดยตรง เขียนว่า "ไม่ชัดเจน: ใครเป็นผู้รับผิดชอบงบประมาณ?" หรือ "อาจจะ: กำหนดส่งวันศุกร์" เมื่อคุณขอรายการดำเนินการในภายหลัง AI จะสามารถชี้ให้เห็นช่องว่างเหล่านั้นแทนที่จะปกปิดมันด้วยความมั่นใจปลอมๆ นั่นคือการทำงานที่แท้จริง ไม่ใช่เรื่องแต่งที่สวยงาม.

ใช่แล้ว วางเนื้อหาทั้งหน้าลงไปเลย อย่าสรุปเนื้อหาล่วงหน้าให้ AI ทำ คุณไม่ใช่เด็กฝึกงานที่ไม่ได้ค่าจ้างของมัน ปล่อยให้มันทำการจัดเรียงเอง นั่นคือจุดประสงค์หลักของแบบฝึกหัดสำหรับผู้เริ่มต้นนี้.

รับบทสรุปที่กระชับและไม่วกวน 

การสรุปข้อมูลมักผิดพลาดเมื่อคุณบอกแค่ว่า "สรุปเรื่องนี้" โดยไม่ใส่รายละเอียดอื่นใดเพิ่มเติม ระบบจะเดาความยาว กลุ่มเป้าหมาย และความหมายของคำว่า "สำคัญ" บางครั้งมันก็เดาได้ถูกต้อง แต่บางครั้งคุณอาจได้ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับรายการซื้อของของคุณก็ได้.

ขอให้มีโครงสร้างที่ชัดเจน ลองทำดังนี้:

• ประเด็นสำคัญ 3-5 ข้อ
• ย่อหน้าสั้นๆ สำหรับคนที่ไม่ได้อยู่ในห้องนั้น
• ส่วน "การตัดสินใจ" จะแยกออกจากส่วน "คำถามที่ยังเปิดอยู่"
• ถ้าคุณเกลียดการอ่าน ควรจำกัดจำนวนคำให้เข้มงวดไว้ด้วย

เคล็ดลับเด็ดที่ได้ผลเกินคาด: บอก AI ว่าบทสรุปนี้มี ไว้เพื่อ"บทสรุปนี้มีไว้ให้ฉันอ่านคร่าวๆ ในเช้าวันพรุ่งนี้ก่อนที่จะตอบกลับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย" จุดประสงค์จะเน้นย้ำได้ดีกว่าคำว่า "กระชับ" คำว่ากระชับนั้นคลุมเครือ การอ่านคร่าวๆ ในเช้าวันพรุ่งนี้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง และความเฉพาะเจาะจงนั้นคือพลังขับเคลื่อน

ถ้าบทสรุปแรกดูเหมือนกำลังทดสอบเพื่อโพสต์ลง LinkedIn ก็บอกไปตรงๆ ว่า "ดูเรียบร้อยเกินไป คงไว้ซึ่งภาษาที่ดิบๆ หน่อย อย่าสร้างแง่ดีขึ้นมา" การติดตามผลไม่ใช่ความล้มเหลว แต่มันคือครึ่งหลังของงาน.

ขอแก้ไขเล็กน้อย เพราะเกือบทำให้ดูเรียบร้อยเกินไป: บทสรุปที่ดีไม่จำเป็นต้องสั้นเสมอไป บางครั้งบันทึกของคุณอาจแน่น และบทสรุปที่ถูกต้องแม่นยำต้องการพื้นที่ ขอให้สรุปแบบ "กระชับแต่ครบถ้วน" จะได้คำตอบที่ใกล้เคียงกว่าคำว่า "สั้น" คำว่าสั้นอาจหมายถึง "ละเว้นส่วนที่น่ากลัวไป"

เขียนอีเมลให้ฟังดูเป็นตัวคุณ ไม่ใช่เหมือนหุ่นยนต์ในชุดสูท 

อีเมลเป็นช่องทางที่ผู้เริ่มต้นใช้ AI จะหลงรักมัน หรือไม่ก็ปฏิเสธมันไปตลอดกาล โมเดลชอบใช้ถ้อยคำสุภาพแบบองค์กร เช่น "หวังว่าข้อความนี้จะทำให้คุณสบายดี" "จะติดต่อกลับอีกครั้ง" "ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ" กำจัดสิ่งเหล่านั้นตั้งแต่เนิ่นๆ.

มอบให้:

• อีเมลนี้ส่งถึงใคร (ระบุเพียงบทบาทก็พอ หากไม่ต้องการระบุชื่อ)
• คุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร
• น้ำเสียง - เป็นมิตร หนักแน่น ขอโทษ และรวดเร็ว
• สิ่งที่ต้องมี และสิ่งที่ไม่ควรมีเลย

วางบันทึกของคุณลงไป จากนั้นพูดว่า: "ร่างอีเมลโดยอิงจากบันทึกเหล่านี้เท่านั้น ห้ามกำหนดเส้นตายหรือให้คำสัญญาใดๆ เอง ทำเครื่องหมาย [ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม] ในส่วนที่ไม่ชัดเจน" เทคนิคการใช้เครื่องหมายวงเล็บนี้ได้ผลดีมาก มันช่วยป้องกันไม่ให้ AI เติมช่องว่างด้วยเรื่องไร้สาระที่มั่นใจเกินไป

ถ้าฉบับร่างเกือบสมบูรณ์แล้วแต่สำนวนยังไม่ลงตัว อย่าเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้ง ลองยกประโยคที่คุณไม่ชอบมาสักประโยค แล้วเขียนคำแนะนำใหม่ว่า "ทำให้ไม่เป็นทางการมากเกินไป ใช้ประโยคสั้นๆ เหมือนข้อความใน Slack ที่ถูกแปลงเป็นอีเมล" การปรับปรุงแก้ไขดีกว่าการพยายามทำให้สมบูรณ์แบบตั้งแต่ครั้งแรก.

ที่น่าประหลาดใจคือ การบอก AI ว่าคุณใช้คำลงท้ายแบบไหนเป็นประจำ และคุณใช้คำย่อหรือไม่นั้น ช่วยได้มากกว่าที่หลายคนคาดคิด เหมือนกับเป็นตัวช่วยเล็กๆ ทางด้านเสียง หากไม่มีมัน คุณก็จะได้แต่ผู้เชี่ยวชาญทั่วไปหมายเลข 47.

สร้างรายการการกระทำที่ไม่ซ่อนอยู่หลังคำกริยา 

รายการการกระทำจะล้มเหลวหากทุกรายการเริ่มต้นด้วย "ดำเนินการต่อ" "สำรวจ" หรือ "ตรวจสอบ" เพราะนั่นเป็นเพียงอารมณ์ความรู้สึก ไม่ใช่ภารกิจ ขอให้ AI เขียนการกระทำที่มนุษย์ผู้ยุ่งเหยิงสามารถทำเสร็จได้โดยไม่ต้องมานั่งถกเถียงเรื่องปรัชญา.

ข้อจำกัดที่มั่นคง:

• เริ่มต้นแต่ละรายการด้วยคำกริยาที่ทรงพลัง: ส่ง, กำหนดเวลา, ตัดสินใจ, ร่าง, ยืนยัน
• ระบุชื่อเจ้าของหากหมายเหตุของคุณบ่งชี้ว่ามีเจ้าของ มิเช่นนั้นให้ระบุว่าเจ้าของยังไม่ระบุ
• ระบุขั้นตอนถัดไปอย่างคร่าวๆ ไม่ใช่แผนงานห้าปี
• แยกสิ่งที่ "ต้องทำเดี๋ยวนี้" ออกจากสิ่งที่ "ต้องรอคนอื่นทำ"

นี่คือคำอุปมาที่อาจฟังดูไม่ค่อยดีนัก แต่ผมก็ยังใช้มันอยู่ดี: รายการสิ่งที่ต้องทำควรให้ความรู้สึกเหมือนรายการซื้อของ ไม่ใช่กระดานวิสัยทัศน์ คุณอาจโต้แย้งเรื่องคำอุปมานี้ได้ เพราะกระดานวิสัยทัศน์ก็มีผู้ชื่นชอบอยู่ไม่น้อย แต่ประเด็นก็คือ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่างานนั้นจะเสร็จภายในวันศุกร์หรือไม่ ก็เขียนมันใหม่ซะ.

เมื่อคุณเรียกใช้ แบบฝึกหัดสำหรับผู้เริ่มต้น: ทำให้ AI ทำงานจริง กับบันทึกการประชุม ให้ขอให้แสดงผลลัพธ์เป็นสองคอลัมน์ ได้แก่ การกระทำและเหตุผลที่สำคัญ "เหตุผล" จะช่วยตรวจจับงานที่ไม่มีอยู่จริงซึ่ง AI สร้างขึ้นจากข้อความที่กล่าวถึงโดยบังเอิญ หากเหตุผลไม่ชัดเจน ให้ลบแถวนั้นทิ้ง ในกรณีนี้ การตัดสินใจอย่างเด็ดขาดก็ยังถือว่าใจดี

วางแผนที่สามารถรับมือกับการเผชิญหน้ากับวันจันทร์ได้ 

แผนงานไม่ใช่แค่รายการการกระทำที่ยาวเหยียด แต่มันคือลำดับขั้นตอน ความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอน และความเป็นจริงบางส่วน บอก AI ว่าคุณต้องการขั้นตอน ไม่ใช่บทกวี "ขั้นตอนที่ 1 สัปดาห์นี้ ขั้นตอนที่ 2 สัปดาห์หน้า ระบุอุปสรรค และข้อสมมติฐานต่างๆ"

คำแนะนำในการวางแผนที่ดี ได้แก่:

• ช่วงเวลาที่พิจารณา (สัปดาห์นี้ สปรินต์นี้ จนถึงวันเปิดตัว)
• ข้อจำกัดที่ทราบ (งบประมาณไม่ทราบแน่ชัด นักออกแบบลาพักร้อน ต้องมีการตรวจสอบทางกฎหมาย)
• นิยามความสำเร็จในหนึ่งประโยค
• ควรทำอย่างไรหากพบสิ่งกีดขวาง

ผมคิดว่าความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการขอ "แผนงาน" แต่กลับได้โบรชัวร์ที่ให้กำลังใจมาแทน แก้ไขได้โดยการเรียกร้องความตรงไปตรงมาอย่างไม่ปิดบัง: "ระบุความเสี่ยง ระบุสิ่งที่เราไม่รู้ อย่าปกปิดช่องว่าง" AI จะปกปิดช่องว่างเหล่านั้นเอง คุณต้องขอให้มันอย่าทำเช่นนั้น.

หากบันทึกของคุณมีทั้งกลยุทธ์และรายละเอียดงานปะปนกัน ขอให้วางแผนโดยสรุปกลยุทธ์ไว้ในส่วน "เป้าหมายหลัก" สั้นๆ ที่ส่วนบนสุด จากนั้นค่อยลงรายละเอียดขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม การผสมผสานเป้าหมายหลายอย่างไว้ในย่อหน้าเดียวกันจะทำให้แผนอ่านยากและเข้าใจยาก.

เวทมนตร์แบบใช้คำสั่งเดียวเทียบกับความสงบแบบหลายขั้นตอน 

คุณสามารถขอสรุปข้อมูล + อีเมล + รายการดำเนินการ + แผนงานได้ในคำถามเดียว บางครั้งวิธีนี้ได้ผล บางครั้งแบบจำลองอาจเหนื่อยล้าไปครึ่งทาง และแผนงานที่ได้ก็ดูเหมือนเขียนโดยคนที่กำลังจะไปขึ้นรถเมล์สาย.

การใช้คำสั่งเดียวจะได้ผลดีที่สุดเมื่อ:

• บันทึกของคุณสั้นไปหน่อย
• คุณต้องระบุหัวข้อส่วนต่างๆ สำหรับคำตอบอย่างชัดเจน
• คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดความยาวต่อส่วนได้

แบบหลายขั้นตอน จะได้ผลดีกว่าเมื่อบันทึกมีความยาวหรือมีความสำคัญสูง เริ่มจากสรุปก่อน ตรวจสอบ จากนั้นส่งอีเมล แล้วดำเนินการ จากนั้นวางแผน แต่ละขั้นตอนจะใช้ผลลัพธ์ก่อนหน้าเป็นบริบท ซึ่งมีแนวโน้มที่จะจำกัดความคิดสร้างสรรค์ – ในทางที่ดี

ลองนึกภาพการทำอาหารแบบขั้นตอนเดียวเหมือนกับการปั่นทุกอย่างเข้าด้วยกันในคราวเดียว ส่วนการทำอาหารแบบหลายขั้นตอนก็เหมือนกับการทำอาหารเป็นคอร์สๆ ฉันพูดแบบนั้นไปแล้วและตอนนี้ฉันก็เสียใจที่ใช้คำเปรียบเทียบเกี่ยวกับอาหารมากเกินไป...แต่คุณคงเข้าใจ เครื่องปั่นนั้นเร็ว ส่วนการทำอาหารเป็นคอร์สนั้นควบคุมได้.

เป็นการผสมผสานที่ใช้งานได้จริง: ใช้คำสั่งเดียวที่สร้างผลลัพธ์ทั้งสี่แบบ จากนั้นจึงติดตามผลโดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่แก้ไขส่วนที่อ่อนแอที่สุด คุณจะรักษาความเร็วในการทำงานโดยไม่ต้องยึดติดกับร่างแรก.

คำขอที่อ่อนแอเทียบกับคำขอที่แข็งแกร่ง: การเปรียบเทียบอย่างรวดเร็ว 

ตารางนี้เป็นเหมือนคู่มือลัดที่ฉันอยากให้ใครสักคนแปะไว้บนจอคอมพิวเตอร์ของฉันจังเลย มีข้อผิดพลาดเล็กน้อยรวมอยู่ด้วย.

ครั้งต่อไปที่คุณพิมพ์ ลองนึกถึงตัวอย่างคำถามที่อ่อนเกินไปในใจของคุณดูสิ ถ้าคำถามของคุณใช้ได้กับบทกวีเกี่ยวกับขนมปังปิ้งด้วย แสดงว่ามันอ่อนเกินไปแล้ว.

การปรับแต่งเพิ่มเติมที่ช่วยยกระดับทุกอย่างไปโดยปริยาย 

ผลลัพธ์แรกคือดินเหนียว ขั้นตอนที่ตามมา คือการลงมือปฏิบัติ ผู้เริ่มต้นมักหยุดเร็วเกินไปเพราะคิดว่า "การสร้างใหม่" คือเครื่องมือเดียว แต่มันไม่ใช่ การแก้ไขอย่างตรงจุดต่างหากที่จะได้ผล

ลองทำตามนี้ดู:

• "คงโครงสร้างเดิมไว้ ลดต้นทุน 30% ไม่ต้องเพิ่มไอเดียใหม่ๆ"
• "แก้ไขเฉพาะเนื้อหาอีเมลเท่านั้น การดำเนินการและแผนงานยังคงเหมือนเดิม"
• "ทำเครื่องหมายทุกข้อความที่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในบันทึกของฉัน"
• "ปรับรายการดำเนินการให้เข้มงวดมากขึ้น - ลดจำนวนรายการลง และระบุผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนยิ่งขึ้น"
• "แก้ไขแผนเพื่อให้เฟส 1 สามารถเริ่มต้นได้โดยไม่ต้องขออนุมัติงบประมาณ"

การเรียงลำดับบริบทมีความสำคัญ หากคุณเปิดแชทใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไข คุณจะหลงประเด็น และ AI จะเริ่มผสมผสานเนื้อหาจากน้ำเสียงที่ไม่ชัดเจน พยายามอยู่ในบทสนทนาเดิมให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ การวางคำแก้ไข: "แก้ไข: กำหนดส่งไม่ใช่วันศุกร์ เว้นช่องกำหนดส่งว่างไว้"

รูปแบบการแสดงผลเป็นอีกหนึ่งพลังเงียบที่ทรงพลัง ลองขอให้ใส่ หัวข้อแบบมาร์คดาวน์ ในข้อความตอบกลับ หรือตารางสำหรับขั้นตอนต่างๆ หรือลำดับขั้นตอนสำหรับแผนงาน ผู้ช่วยแชทอย่าง ChatGPT, Claude และ Gemini ต่างก็ตอบสนองต่อคำแนะนำเรื่องรูปแบบได้ดี แม้ว่าบันทึกของคุณจะยุ่งเหยิงก็ตาม

การบอกแบบจำลองว่า ไม่ ควรทำอะไร มักจะช่วยปรับปรุงคุณภาพได้เร็วกว่าการเพิ่มคำแนะนำเชิงบวกเข้าไป "อย่าสร้างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขึ้นมาเอง อย่าเพิ่มคำชมเชย อย่าขยายขอบเขต" ข้อจำกัดคือความเมตตา

ข้อผิดพลาดของมือใหม่ที่ทำให้ AI ดูโง่กว่าที่เป็นจริง 

นี่แหละคือกับดัก ผมเคยเหยียบกับดักพวกนี้มาเกือบหมดแล้ว คุณเองก็อาจจะเหยียบเหมือนกัน นั่นไม่เป็นไรหรอก.

• การเปิดเผยความลับ ความสะดวกสบายไม่ใช่ความยินยอม ขัดถูให้สะอาดก่อน
• ขอทุกอย่างโดยไม่มีข้อจำกัดใดๆ เลย ก็จะ ได้แต่ของที่ไม่ค่อยน่าพอใจมาแทน
• การยอมรับข้อเท็จจริงที่ถูกสร้างขึ้น หากวันที่ ชื่อ หรือคำสัญญาใดๆ ไม่ปรากฏในบันทึกของคุณ ให้ตั้งคำถามหรือตั้งข้อสงสัย
• การไล่ตามคำถามที่สมบูรณ์แบบเพียงคำถามเดียว การสนทนาย่อมดีกว่าการพูด
• ใช้ร่างอีเมลโดยไม่ได้อ่านเนื้อหาทั้งหมด กรุณาอ่านคร่าวๆ สักหน่อยเถอะ
• ลืมกลุ่ม เป้าหมายไป บทสรุปสำหรับคุณ อาจไม่ใช่บทสรุปสำหรับเจ้านายของคุณ
• ปล่อยให้แผนดำเนินไปโดยไม่สนใจอุปสรรค แผนการสวยหรูที่มองข้ามความเสี่ยงนั้นเป็นเพียงเรื่องสมมติ

อีกหนึ่งความผิดพลาดเงียบๆ คือ การแก้ไข AI ในใจ แต่ไม่แก้ไขในแชท หากคุณสังเกตเห็นสมมติฐานที่ผิดพลาด ให้พิมพ์แก้ไขไปเลย โมเดลไม่ได้ยินเสียงถอนหายใจของคุณหรอก.

และอีกอย่างหนึ่ง – การมองผลลัพธ์ทั้งสี่อย่างเป็นเส้นชัย บางครั้งงานที่แท้จริงคือการใช้รายการการดำเนินการเพื่ออัปเดตตัวติดตามของคุณ หรือการส่งอีเมลหลังจากแก้ไขโดยมนุษย์ AI ทำงานหนักไปแล้ว คุณยังคงกดปุ่มต่างๆ ในการใช้งานประจำวัน น่าตกใจเล็กน้อยใช่ไหมล่ะ.

ตัวอย่างรูปแบบคำถามที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ในวันนี้ 

ไม่มีลิงก์ ไม่มีการบูชาเครื่องมือใดๆ มีแต่แบบแผนเท่านั้น สลับใส่บันทึกของคุณแล้วเริ่มได้เลย แบบแผนเหล่านี้เขียนขึ้นด้วยเจตนารมณ์เดียวกับ ความท้าทายสำหรับผู้เริ่มต้น: ทำให้ AI ทำงานจริง: ข้อมูลป้อนเข้าที่สับสน ผลลัพธ์ที่ใช้งานได้จริง

ใช้รูปแบบ A เมื่อคุณรีบร้อน ใช้รูปแบบ B เมื่อความเสี่ยงสูงขึ้น ใช้รูปแบบ C เมื่ออีเมลต้องฟังดูเหมือนเขียนโดยมนุษย์ ใช้รูปแบบ D เมื่อรายการสิ่งที่ต้องทำครั้งล่าสุดของคุณดูไม่เป็นระเบียบ ใช้รูปแบบ E เมื่อความมองโลกในแง่ดีแอบเข้ามาในแผนโดยไม่ได้รับเชิญ.

เคล็ดลับเพิ่มเติมเล็กน้อยที่ไม่เข้ากับหมวดหมู่ใดๆ อย่างลงตัว 

บันทึกการประชุมสมควรได้รับการจัดการเป็นพิเศษ หากมีผู้พูดคุยหลายคน ให้ขอให้ AI ระบุบทบาทของแต่ละฝ่ายในการตัดสินใจเท่าที่จะเป็นไปได้ และแยก "สิ่งที่พูดโดยไม่ได้ลงรายละเอียด" ออกจาก "สิ่งที่เห็นด้วย" เพราะความคิดเห็นที่พูดโดยไม่ได้ลงรายละเอียดมักกลายเป็นสิ่งสำคัญปลอมๆ ได้.

หากบันทึกของคุณมีภาษาหรือตัวย่อปะปนกัน โปรดระบุไว้ด้วย "JK หมายถึง เจค WIP หมายถึง ยังไม่เสร็จสมบูรณ์" บรรทัดคำอธิบายศัพท์ที่ด้านบนของบันทึกจะช่วยป้องกันความเข้าใจผิดที่เกิดจากมุกตลก.

เมื่อผู้ช่วยให้ตัวอย่างอีเมลมาสามแบบ อย่านำแบบต่างๆ มาเฉลี่ยกันจนดูไม่เข้ากัน ให้เลือกแบบที่ใกล้เคียงที่สุด แล้วค่อยปรับแต่งอย่างละเอียด การเฉลี่ยจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดูจืดชืด.

และหากคุณรู้สึกผิดเล็กน้อยที่ปล่อยให้ AI จัดการงานธุรการที่น่าเบื่อ... จงเลิกความรู้สึกผิดนั้นเสีย การเปลี่ยนความยุ่งเหยิงให้ชัดเจนนั้นเป็นงานประเภทที่เครื่องจักรควรทำ เพื่อให้คุณได้คิดถึงปัญหาที่น่าสนใจกว่านั้น นั่นคือเรื่องตลกทั้งหมดของการให้ AI ทำงานจริง: งานนั้นเป็นงานจริงเสมอ คุณแค่ทำมันด้วยสมองที่ช้าลงและกาแฟที่เย็นกว่าเท่านั้นเอง.

ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม: การเรียบเรียงบันทึกการเปิดตัวที่กระจัดกระจายให้เป็นบทสรุป อีเมล การดำเนินการ และแผนงาน

ความท้าทายสำหรับมือใหม่จะได้ผลก็ต่อเมื่อมันใช้ข้อมูลจริงจากสัปดาห์ของคุณ ไม่ใช่แค่ย่อหน้าสั้นๆ นี่คือวิธีที่นักการตลาดผลิตภัณฑ์อิสระชาวอังกฤษคนหนึ่งทำการทดสอบ ความท้าทายสำหรับมือใหม่: ทำให้ AI ทำงานจริง โดยการนำบันทึกย่อที่ยุ่งเหยิงออกไป ได้ผลลัพธ์ที่ใช้งานได้สี่อย่าง และตรวจสอบส่วนที่อ่อนแอสองครั้ง และเลิกใช้แชทบอทเหมือนช่องค้นหา

สถานการณ์

แซมมีหน้าบันทึกย่อจากการซิงค์ข้อมูลการเปิดตัวที่ยุ่งเหยิง: คำผิด คำย่อ "ไม่ชัดเจน: ใครเป็นเจ้าของงบประมาณ?" กำหนดส่งอาจจะเป็นวันศุกร์ และประโยคสั้นๆ สามประโยคที่เขียนขณะเดิน ปกติแล้วบันทึกย่อเหล่านี้จะถูกทิ้งไว้เหมือนโบราณคดีบนกระดาษโน้ตจนถึงคืนวันอาทิตย์ แต่ครั้งนี้แซมลบชื่อนามสกุลลูกค้าและรหัสภายในใดๆ เพิ่มส่วนหัวบริบทบรรทัดเดียว และขอให้ระบุส่วนต่างๆ สี่ส่วน ได้แก่ สรุป อีเมล รายการดำเนินการ และแผน.

แซมไม่ได้มุ่งหวังที่จะสร้างโจทย์ใหญ่ที่สมบูรณ์แบบ สิ่งที่เธอต้องการคือสิ่งที่จับต้องได้: บทสรุปที่อ่านง่ายสำหรับเช้าวันพรุ่งนี้ อีเมลที่กระชับแต่เป็นกันเอง ไม่สร้างคำสัญญาขึ้นมาเอง ใช้คำกริยานำหน้าในการระบุผู้รับผิดชอบหรือสิ่งที่ยังไม่กำหนด และแผนงานสองขั้นตอนที่ชัดเจนซึ่งระบุอุปสรรคต่างๆ.

เป้าหมายคือการมอบหมายงานที่น่าเบื่อให้คนอื่นทำเพียงครั้งเดียว จากนั้นก็กดปุ่มที่ต้องใช้คนทำ (เช่น ส่งอีเมล คัดลอกการดำเนินการลงในระบบติดตาม).

สิ่งที่ผู้ช่วยต้องการ

• ข้อมูลบันทึกที่ถูกลบข้อมูลส่วนตัวออกหมดแล้ว (ไม่มีรหัสผ่าน รายละเอียดบัญชีธนาคาร หรือข้อมูลระบุตัวตนลูกค้า ซึ่งควรเก็บไว้เป็นความลับ)
• ส่วนหัวบริบทแบบบรรทัดเดียว: กลุ่มเป้าหมาย วัตถุประสงค์ น้ำเสียง
• มีการระบุความไม่แน่นอนไว้ในหมายเหตุแล้ว (ไม่ชัดเจน / อาจเป็นไปได้) เพื่อไม่ให้มีการปกปิดช่องว่าง
• กฎที่เข้มงวด: ห้ามกำหนดเส้นตายหรือให้คำสัญญาโดยไม่เป็นความจริง ใช้ [ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม] สำหรับช่องว่าง
• กำหนดหัวข้อส่วนและขีดจำกัดความยาวที่แน่นอน เพื่อป้องกันไม่ให้การแสดงผลแบบครั้งเดียวทำให้ส่วนสุดท้ายขาดข้อมูล
• ความเต็มใจที่จะอยู่ในการสนทนาเดียวกันเพื่อติดตามผลการผ่าตัดในส่วนที่อ่อนแอที่สุด
• มนุษย์ที่อ่านอีเมลอย่างคร่าวๆ และตรวจสอบวันที่ทุกวันก่อนส่ง

ผลลัพธ์

ผลลัพธ์ที่แสดงให้เห็น (ตัวอย่างการประมาณการสำหรับการจัดระเบียบโน้ตรายสัปดาห์ของฟรีแลนซ์คนหนึ่ง ไม่ใช่การศึกษาที่ตีพิมพ์): จากการตรวจสอบโน้ต 6 ชุดจากสัปดาห์ที่ใช้งานจริง (การซิงค์การเปิดตัวและการตรวจสอบกับลูกค้า) เวลาเฉลี่ยจาก "เปิดโน้ต" ถึง "สี่ส่วนพร้อมสำหรับการแก้ไขโดยมนุษย์" ลดลงจากประมาณ 35 นาทีของการจัดเรียงด้วยตนเองเหลือประมาณ 12 นาทีด้วยการแจ้งเตือนผลลัพธ์สี่ส่วนที่จำกัด บวกกับการติดตามผลอย่างละเอียดอีกหนึ่งครั้ง การอ่านคร่าวๆ และการตรวจสอบข้อเท็จจริงโดยมนุษย์ยังคงใช้เวลาประมาณ 5 นาทีต่อชุด ดังนั้นการประหยัดเวลาสุทธิจึงอยู่ที่ประมาณ 18 นาทีต่อชุด หรือประมาณ 108 นาทีโดยรวมทั้งหมด ในรายการตรวจสอบการยอมรับ (ไม่มีกำหนดเวลาที่สร้างขึ้นเอง ใช้ [ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม] สำหรับช่องว่าง การกระทำที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา อุปสรรคของชื่อแผน อีเมลปราศจากคำเติมของบริษัท) การทดสอบ 5 ใน 6 ครั้งผ่านการตรวจสอบโดยมนุษย์ครั้งแรก เทียบกับ 2 ใน 6 ครั้งที่มีคำขอ "สรุปและช่วยเหลือ" ที่คลุมเครือ ข้อจำกัด: ตัวอย่างขนาดเล็ก บุคคลเดียว โน้ตสั้นถึงปานกลาง ชุดโน้ตที่ยาวมากต้องใช้หลายขั้นตอน ระยะเวลาดังกล่าวไม่นับรวมเวลาที่ต้องรอคำตอบจากผู้อื่น

เพื่อวัดผลในเวอร์ชันของคุณเอง: เลือกกองบันทึก 5 กองจากสัปดาห์ของคุณ จับเวลาการจัดระเบียบด้วยตนเองเทียบกับโจทย์ที่กำหนด ให้คะแนนแต่ละครั้งโดยใช้รายการตรวจสอบเดียวกัน รายงานค่ามัธยฐานและอัตราการผ่านพร้อมตัวหาร.

อะไรบ้างที่อาจผิดพลาดได้

• การเปิดเผยความลับ: ต้องคัดกรองก่อน ผู้ช่วยไม่ใช่ห้องนิรภัย
• ปราศจากข้อจำกัดใดๆ: การบอกว่า "จงทำอะไรสักอย่างกับบันทึกเหล่านี้" จะได้ผลลัพธ์ที่ไร้แก่นสารและไร้ความหมาย
• ข้อเท็จจริงที่ถูกสร้างขึ้น: จงท้าทายวันที่ ชื่อ หรือคำสัญญาใดๆ ที่ไม่ได้ปรากฏอยู่ในเอกสาร
• เสียงอีเมลอัตโนมัติ: ห้ามใช้ข้อความฟุ่มเฟือย โปรดวางประโยคสองประโยคด้วยเสียงของคุณเอง
• การกระทำที่แสดงอารมณ์: "สำรวจตัวเลือก" ไม่ใช่งาน - ต้องเป็นกริยาที่ต้องการ + กรรม + ผู้กระทำ
• แผนงานในโบรชัวร์: ขอข้อมูลที่ตรงไปตรงมา ไม่มีการปรุงแต่ง ทั้งความเสี่ยง และข้อสมมติฐาน
• หยุดที่ร่างฉบับแรก: ติดตามแก้ไขส่วนที่อ่อนแอเพียงส่วนเดียว อย่าเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น
• ไม่ต้องกดปุ่ม: งานจะเสร็จสิ้นเมื่อคุณส่งอีเมลหรืออัปเดตข้อมูลในระบบติดตาม

คำถามที่พบบ่อย